Der Ball liegt bei Ihnen. Sie werden Unternehmer und beschließen, sich bei der Handelskammer anzumelden. Herzlichen Glückwunsch! Was müssen Sie alles beachten, abgesehen von einer Menge Post und einer Mehrwertsteuernummer? In diesem Artikel helfen wir Ihnen zusammen mit dem Buchhalter Marcel Huting bei den ersten Schritten. Diese Buchhaltungstipps für Existenzgründer sind, glauben Sie uns, ein Lebensretter für diejenigen, die noch am Anfang ihres nachhaltigen unternehmerischen Abenteuers stehen. Wenn Sie schon eine Weile unterwegs sind, können Sie dies als eine praktische Checkliste betrachten. Haben Sie an all diese Dinge gedacht?
Buchhaltungstipps für Existenzgründer
In Zusammenarbeit mit Huting Steuerberatung & Verwaltung
Viele angehende Unternehmer, die von ihrer großartigen Idee begeistert sind oder sich auf das neue unternehmerische Abenteuer freuen, unterschätzen, dass die Führung eines Unternehmens, selbst wenn es sich um ein kleines Einzelunternehmen handelt, mit viel Verwaltungsaufwand verbunden ist. Und das sollte man nicht auf die leichte Schulter nehmen. Marcel: ‘Die Verwaltung ist die Grundlage Ihres Unternehmens und die Grundlage Ihrer Steuererklärung. Ohne diesen Überblick kann man keine guten (Management-)Entscheidungen treffen, man kann Steuervorteile verpassen - was schade ist - und man kann unangenehme Überraschungen erleben, wie z. B. einen unerwartet hohen Steuerbescheid oder ein Bußgeld vom Finanzamt, wenn man Fehler macht. Kurzum: Nehmen Sie als nachhaltiger Unternehmer Ihre Buchhaltung ernst und holen Sie sich Hilfe, wenn Sie in Schwierigkeiten geraten.’ Woran sollten Sie alles denken, wenn Sie Ihr (nachhaltiges) Unternehmen gründen? Gemeinsam mit Buchhalter Marcel Huting führen Sie durch die wichtigsten Themen!
Ihre CoC-Registrierung als Jungunternehmer
Natürlich beginnt alles mit der Anmeldung bei der Handelskammer (CoC). Das müssen Sie aber auch nicht. Bevor wir Ihnen alle Buchhaltungstipps und -tricks für Unternehmer mitteilen, ist es gut zu wissen, dass Sie nicht gleich Unternehmer werden müssen, wenn Sie mit Ihrer Initiative Geld verdienen wollen. Wollen Sie mehr darüber wissen? Dann lesen Sie diesen Artikel!
Marcel: ‘Wenn Sie sich bei der Handelskammer anmelden, können Sie aus einer Reihe von Rechtsformen wählen. Die gängigsten Formen für einen Jungunternehmer sind: Einzelunternehmen, Gesellschaft mit beschränkter Haftung (bv), offene Handelsgesellschaft (vof), Kommanditgesellschaft (cv) und die Partnerschaft (freie Berufe). Die meisten Existenzgründer entscheiden sich für ein Einzelunternehmen. Wenn Sie mit einem anderen Unternehmer zusammenarbeiten wollen, ist eine vof höchstwahrscheinlich eine logische Konstruktion für Sie. Eine vof ist eine Rechtsform, in der mehrere Geschäftspartner gemeinsam für die Führung eines Unternehmens verantwortlich sind. Die Eigentümer werden als Partner bezeichnet. Die letzten vier Rechtsformen müssen bereits bestehen, bevor Sie sie bei der Handelskammer anmelden können.
‘Sie können auch eine BV gründen’, fährt Marcel fort, ‘obwohl sich die meisten angehenden Unternehmer wahrscheinlich nicht sofort dafür entscheiden werden, erwähne ich es der Vollständigkeit halber. Die Gründung einer AG kostet relativ viel Geld und man muss einen gewissen Umsatz machen, weil man sich ein jährliches Mindestgehalt zahlen muss. (Im Jahr 2024 werden das 56 Tausend Euro pro Jahr sein). Das ist eine ziemliche Schwelle, die die meisten Existenzgründer dazu veranlasst, sich für eine Einzelfirma zu entscheiden. Dafür brauchen Sie kein Startkapital. Der Nachteil eines Einzelunternehmens ist, dass Sie gesamtschuldnerisch haften. Angenommen, Sie haben Schulden bei Ihrem Unternehmen und gehen in Konkurs, dann müssen Sie die Schulden mit Ihrem Privatvermögen begleichen. Das gilt übrigens auch für eine offene Handelsgesellschaft. Bei einer BV ist dies in der Regel nicht der Fall.’
Eröffnung eines Geschäftskontos
Sie wollen ein Unternehmen gründen. Brauchen Sie dann ein Geschäftskonto? Die kurze Antwort lautet: Ja! Marcel: ‘Die Steuerbehörden wollen Ihr Bankkonto sehen, aber sie verpflichten Sie nicht, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Dennoch ist es ratsam, ein Geschäftskonto zu eröffnen, und zwar aus folgendem Grund: Ihre Bank wird Ihnen höchstwahrscheinlich nicht erlauben, ein Privatkonto für geschäftliche Zwecke zu nutzen. In den allgemeinen Geschäftsbedingungen vieler Banken steht, dass Sie ein Privatkonto nicht für geschäftliche Zwecke nutzen dürfen. Ein weiterer Grund ist, dass es schön ist, die Geldströme zu trennen. Und gegenüber Ihren Kunden und Lieferanten macht es einen professionellen Eindruck: ein Geschäftskonto auf den Namen des Unternehmens’.‘
Wählen Sie Ihr Sofa sorgfältig aus
Jede Bank hat eine Nachhaltigkeitspolitik. Welche Politik passt am besten zu Ihren Vorstellungen von Nachhaltigkeit? Es gibt grüne Banken wie die Triodos Bank und De Volksbank (zu der ASN, SNS und Regiobank gehören), die nur in Projekte investieren, die zu einer grüneren und gerechteren Gesellschaft beitragen. Große Banken wie ING und ABN AMRO schließen umweltschädliche Unternehmen nicht immer aus, weil sie der Meinung sind, dass man gerade bei den großen Organisationen Nachhaltigkeit betreiben muss. Wählen Sie also eine Bank, die zu dem passt, woran Sie am meisten glauben. Darüber hinaus gibt es große Preisunterschiede zwischen den Banken. Eine beliebte und erschwingliche Bank für Selbstständige ist Knab. Ihre Nachhaltigkeitspolitik ist auf ihrer Website zu finden.
Disziplin im Umgang mit Ihrem Geschäftskonto
Jeder Unternehmer weiß, dass Disziplin und strukturiertes Arbeiten sehr wichtig sind. Schließlich ist Unternehmertum harte Arbeit und fällt den meisten Menschen nicht leicht - egal, was diese Business-Coaches auf Instagram zu erzählen versuchen. Disziplin ist auch wichtig, wenn man seine Verwaltung macht. Marcel: ‘Halten Sie Ihre privaten und geschäftlichen Ausgaben getrennt. Nehmen Sie private Einkäufe und andere private Ausgaben nicht von Ihrem Geschäftskonto ab. Das macht Ihre Buchhaltung unnötig kompliziert. Verwenden Sie Ihr Geschäftskonto nur für geschäftliche Einnahmen und Ausgaben. Natürlich kann es auch andersherum passieren, dass Sie ein privates Konto für geschäftliche Ausgaben verwenden. In diesem Fall können Sie das Problem leicht lösen, indem Sie den Betrag (mit einer klaren Beschreibung) von Ihrem Geschäftskonto auf das Privatkonto überweisen. Auf diese Weise verwandeln Sie den Betrag in eine Betriebskostenabrechnung, und Ihre Konten sind wieder korrekt.’
Auswahl Ihrer Buchhaltungssoftware
Die Anmeldung bei der Handelskammer ist also erledigt, das Geschäftskonto ist eröffnet, und dann ist es an der Zeit, ein Buchhaltungsprogramm auszuwählen. Ein Online-Buchhaltungsprogramm ist ein Online-Tool für Unternehmer und Freiberufler zur Verwaltung ihrer Finanzen. Mit einem solchen Programm können Sie ganz einfach Rechnungen erstellen und versenden, Ausgaben verfolgen, Banktransaktionen automatisch importieren und Ihre Buchhaltung führen. Echtzeit auf dem neuesten Stand halten. Darüber hinaus bieten viele Online-Buchhaltungsprogramme nützliche Funktionen wie MwSt.-Erklärungen, Berichte und Links zu anderer Software, was Ihnen viel Zeit und Stress erspart. Ideal für alle, die ihre Verwaltung effizient und gut organisiert halten wollen! Ein Buchhaltungsprogramm ist ein unverzichtbares Werkzeug, und wenn man sich einmal für eines entschieden hat, wechselt man nicht so leicht. Umso wichtiger ist es, sich gut zu orientieren, bevor man sich entscheidet und etwas einrichtet. Das Angebot ist groß, wofür soll man sich entscheiden?
Marcel: ‘Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie ein Programm wählen, das eine Verbindung mit Ihrer Bank herstellen kann. Eine Verknüpfung bedeutet, dass Ihre Bank automatisch alle Gut- und Lastschriften mit Ihrem Buchhaltungsprogramm teilt. Es ist eine hoffnungslose Aufgabe, all dies manuell zu erfassen. Und die meisten Buchhalter werden auch nicht mit Ihnen arbeiten wollen, wenn Ihr Buchhaltungsprogramm keine Bankverbindung hat.’
Wie bei der Wahl Ihrer Bank ist es auch hier sinnvoll, die Preise verschiedener Buchhaltungsprogramme zu vergleichen. Es gibt große Preisunterschiede und einige Programme bieten eine lange kostenlose Einführungszeit. Marcel: ‘Überprüfen Sie auch die Preise für die Bankverbindung, auch die ist nicht kostenlos. Unser Team arbeitet gerne mit den Buchhaltungsprogrammen e-Rechnungswesen.nl und SnelStart, weil wir diese am benutzerfreundlichsten finden. Also ein Tipp, falls Sie noch auf der Suche sind.’
Abschluss einer Versicherung als Existenzgründer
Als Unternehmer müssen Sie eine separate Versicherung abschließen, denn die Versicherungen, die Sie als Privatperson haben, gelten nicht für Ihr Unternehmen oder für Sie, wenn Sie als Unternehmer tätig sind. Wenn Ihr Geschäftslaptop kaputt geht, können Sie dies nicht über Ihre private Hausratversicherung geltend machen. Wenn Sie bei einem Kundenbesuch eine teure Vase umstoßen, kommt Ihre private Haftpflichtversicherung nicht dafür auf. Marcel: ‘Überlegen Sie sich, welche Risiken Sie abdecken wollen und finden Sie die richtige Versicherung dafür. Für die meisten Existenzgründer sind die zzp-Haftpflichtversicherung und vielleicht die Berufsunfähigkeitsversicherung die ersten Versicherungen, die wichtig sind.’
Anmerkung: Ab dem 1. Januar 2027 wird der Abschluss einer Berufsunfähigkeitsversicherung für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer höchstwahrscheinlich obligatorisch, und die durchschnittliche Prämie ist recht hoch (voraussichtlich bis zu 195 Euro pro Monat).
Korrekte Rechnungen erstellen
Erstellen Sie einmal eine Vorlage (ein Template) für eine Rechnung, so dass Sie dieses Dokument später immer wieder bei der Erstellung von Rechnungen verwenden können. Das geht ganz einfach und schnell. Wenn Sie ein Online-Buchhaltungsprogramm haben, können Sie eine Vorlage in diesem Programm erstellen. Marcel: ‘Es gibt Regeln für die Erstellung von Rechnungen. Man kann sogar mit einer Geldstrafe belegt werden, wenn man eine Rechnung nicht korrekt ausstellt. Es ist also wichtig, dass man sich hinsetzt und darüber nachdenkt. Tipp: Lassen Sie Ihre Vorlage von einem Buchhalter (oder einem Familienmitglied oder Bekannten, der sich damit auskennt) überprüfen, damit Sie sicher sein können, dass alles (richtig) eingetragen ist.’ Mehr über die Rechnungsstellung erfahren Sie in diesem Artikel.
Was kommt alles auf Sie zu, wenn Sie ein Start-up-Unternehmen gründen?
Als Unternehmer müssen Sie viermal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung abgeben, um herauszufinden, wie viel Umsatzsteuer Sie dem Finanzamt schulden oder um vielleicht eine Rückerstattung zu erhalten, wenn Sie viele Ausgaben getätigt haben. Das ist die so genannte Quartalserklärung. Und einmal im Jahr müssen Sie sich - wie jeder andere Erwerbstätige auch - um die Einkommensteuer kümmern. Außerdem zahlst du einen jährlichen Beitrag zur Krankenversicherung (ein Prozentsatz deines Gewinns). Marcels Tipp lautet: ‘Legen Sie dafür im Voraus genügend Geld zurück, um spätere Überraschungen zu vermeiden. Wenn Sie schon zu Beginn wissen, dass Sie viel verdienen werden, ist es klug, gleich eine vorläufige Veranlagung für Einkommensteuer und Krankenversicherungsbeiträge zu beantragen. Ab dem zweiten Unternehmerjahr zahlen Sie jedes Jahr einen Vorschuss und die endgültige Berechnung erfolgt bei der Jahreseinkommensteuer. Dann müssen Sie nachzahlen oder bekommen Geld zurück. Was genau Sie berücksichtigen müssen, ist schwer zu sagen; jeder Beruf ist anders. Wir haben weitere Tipps für Sie, die Ihnen den Quartalsabschluss erleichtern.
Unternehmerischer Abzug
Der Selbstständigenabzug und auch die Start-up-Regelung können interessante Regelungen sein, wenn man gerade erst anfängt. Marcel: ‘Wenn Sie nachweisen können, dass Sie mindestens 1.225 Stunden pro Jahr für Ihr Unternehmen arbeiten, können Sie den Selbstständigenabzug in Anspruch nehmen. Das entspricht einer Arbeitszeit von etwa 24 Stunden pro Woche, und zwar in jeder Woche des Jahres (also ohne Feiertage). Der Vorteil dieser Regelung besteht darin, dass ein Teil Ihres Gewinns nicht besteuert wird. Der Nachteil ist, dass Sie für das Finanzamt eine Aufzeichnung der Arbeitsstunden führen müssen. Haben Sie sich gerade erst als Unternehmer niedergelassen und nutzen Sie den Selbstständigenabzug? Dann kommen Sie möglicherweise auch für die Einstiegsregelung in Frage. Die Einstiegsregelung ist eine Erhöhung des Selbstständigenabzugs. Mehr Abzug = weniger Steuern. In den ersten fünf Jahren Ihrer unternehmerischen Tätigkeit können Sie diese Regelung dreimal in Anspruch nehmen. Andererseits erhalten Sie immer die KMU-Befreiung. Diese Befreiung wird von Ihrem Gewinn abgezogen und muss nicht gesondert beantragt werden. Die Steuerbehörden berücksichtigen diese Befreiung automatisch, wenn Sie Ihre Einkommensteuererklärung abgeben.’
Tipp zur Zeiterfassung
Sie müssen kein kompliziertes System für Ihre Zeiterfassung kaufen. Sie können dies einfach in einer Excel-Datei tun, die Sie in der Cloud oder auf Ihrem Server speichern. Erstellen Sie in Excel eine Vorlage für die Zeiterfassung einer Woche. Kopieren Sie diese Vorlage in 52 Registerkarten, wobei jede Woche des Jahres eine eigene Registerkarte erhält. Geben Sie dann ein, wie viel Zeit Sie jede Woche für eine Aktivität aufgewendet haben. Wenn Ihre Aktivitäten jede Woche ungefähr gleich sind, ist es sinnvoll, dies bereits in die Vorlage einzutragen. Dann brauchen Sie nur noch jedes Mal die Stunden einzutragen. Sie müssen diese Zeiterfassung sieben Jahre lang aufbewahren, genau wie Ihre übrigen Unterlagen‘, sagt Marcel.
Absetzung von Betriebsausgaben als Jungunternehmer
‘Auch wenn Sie als Unternehmer klein anfangen, können Sie die Ausgaben, die Sie für Ihr Unternehmen tätigen, als Ausgaben geltend machen. (Mehr über Geschäftsausgaben erfahren Sie in diesem Artikel.) Sie ziehen diese Kosten vom Umsatz ohne Mehrwertsteuer ab. Der unter dem Strich verbleibende Betrag ist der Gewinn. Und auf diesen Gewinn müssen Sie Einkommensteuer zahlen. Anders sieht es aus, wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Diese Regelung kann interessant sein, wenn Sie voraussichtlich weniger als zwanzigtausend Euro im Jahr umsetzen. Aber diese Regelung hat auch Nachteile. Mehr über das KOR erfahren Sie in diesem Artikel.
Weitere Buchhaltungstipps für Existenzgründer
Mit diesen Tipps haben Sie genug Munition, um Ihre Buchhaltung richtig einzurichten. Marcel: ‘Nehmen Sie Ihre Buchhaltung ernst, nehmen Sie sich jede Woche Zeit dafür, stellen Sie sicher, dass Sie einen guten Prozess (mit Checkliste) haben, speichern Sie alles ab und trauen Sie sich, Fragen zu stellen, wenn Sie Zweifel haben oder nicht weiterkommen. Es gibt keine dummen Fragen’. Haben Sie noch Fragen oder brauchen Sie weitere Hilfe?
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Vielleicht sind Sie schon eine Weile im Geschäft, vielleicht steckt Ihre Initiative aber auch noch in den Kinderschuhen. So oder so, mit dem Leitfaden für Existenzgründer möchten wir Ihnen den Einstieg in die Verwaltung erleichtern, damit Sie das tun können, was Sie am besten können: Ihre Idee zum Erfolg führen! Denn wie Sie selbst sagen, ist es eine gute Idee, wenn die administrativen Grundlagen in Ordnung sind. Mit Hilfe dieses Leitfadens haben Sie alles, was Sie brauchen, um die Buchhaltung Ihres Unternehmens richtig zu organisieren, sich gute Gewohnheiten anzueignen, und als Bonus verraten wir Ihnen auch, wie Sie Ihre Geschäfte ein wenig bewusster führen können. Wir haben Sie!
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Über Marcel Huting
Marcel erledigt die Verwaltung und Buchhaltung für eine Vielzahl von Unternehmen und Privatpersonen in den Niederlanden. Er kann Ihnen bei den ersten Schritten helfen oder die gesamte Buchhaltung für Sie übernehmen. Erfahren Sie mehr über Huting Tax Advice & Administration.
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