Auch wenn Ihr Unternehmen noch klein ist, kommen Sie irgendwann nicht mehr umhin, als Unternehmer oder Selbständiger eine Reihe von Dingen zu regeln. In diesem Artikel geben wir gemeinsam mit dem Buchhalter Marcel Huting und der Rechtsanwältin Renate Verstraaten rechtliche Tipps für Unternehmer mit Ambitionen. Denn auch wenn Sie ein Einzelunternehmen haben, ist es wichtig, einen Blick auf diese zu werfen.
Das wollen Sie mit Ihrem Einzelunternehmen richtig machen
In Zusammenarbeit mit Huting Steuerberatung & Verwaltung
Egal, ob Sie (digitale) Produkte verkaufen oder im Dienstleistungsbereich tätig sind, irgendwann kommen Sie - wie jeder Unternehmer - nicht umhin, einige rechtliche Fragen zu klären. Renate Verstraaten von Du und Ich Legal hat thegreenlist.nl bei diesem wichtigen nächsten Schritt geholfen. Renate: ‘Gute Vereinbarungen und Leitlinien zu erstellen ist nicht lästig oder zu formal. Es ist superwichtig und im Interesse aller Beteiligten, dass Erwartungen, Rechte und Pflichten gut zu Papier gebracht werden. Das hilft tatsächlich, Missverständnisse zu vermeiden. Marcel: ‘Da stimme ich voll und ganz zu, und außerdem ist man in manchen Fällen sogar gesetzlich dazu verpflichtet und vermeidet so auch ein Bußgeld vom Finanzamt oder der Datenschutzbehörde.’
Rechtstipps für Existenzgründer
An welche rechtlichen Tipps und Dokumente sollten Sie denken? Renate: ‘Klare Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten und allgemeine Geschäftsbedingungen für die Zusammenarbeit mit Dritten. In diesem Artikel gehen wir das alles durch. Renate: ’Was Sie festlegen wollen, hängt von Ihrer persönlichen Situation ab, davon, was für Sie wichtig ist und was Ihre größten Risiken sind. Deshalb ist es nicht ratsam, einfach aus den Unterlagen der Kollegen auszuschneiden und einzufügen. Es ist auch nicht erlaubt. Es ist nicht einmal gesetzlich erlaubt.‘
Erklärung zum Datenschutz
Wenn Sie eine eigene Website haben (eine große Chance, wenn Sie Unternehmer sind), müssen Sie einen Datenschutzhinweis erstellen und auf Ihrer Website veröffentlichen. Das liegt daran, dass Sie personenbezogene Daten von Website-Besuchern verarbeiten. Renate: ‘In Ihrer Datenschutzerklärung erklären Sie, welche personenbezogenen Daten Sie sammeln und was Sie damit tun. Ihre Politik, d. h. was Sie im Rahmen Ihrer Arbeit mit diesen Daten tun, muss mit der Erklärung auf Ihrer Website übereinstimmen. Glücklicherweise ist die Behörde für personenbezogene Daten Sie auch damit. Auf der Website gibt es zum Beispiel auch eine Liste von Informationen, die in die Datenschutzerklärung aufgenommen werden sollten. Sehr praktisch!
Renate Verstraaten, Rechtsanwältin.
Renate: ‘Viele Unternehmer denken, dass sie mit einer Datenschutzerklärung sicher sitzen. Dass sie dabei alle Datenschutzbestimmungen einhalten. Das ist aber nicht der Fall. Da steckt mehr dahinter! Jeder Unternehmer ist verpflichtet, die Privatsphäre von Kooperationspartnern zu schützen. Denken Sie an die Daten Ihrer Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Bewerber oder anderer Kooperationspartner. Die wichtigsten Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten sind in den Niederlanden in der Allgemeinen Datenschutzverordnung (AVG) festgelegt. Marcel: ’Diese Regeln gelten für alle Unternehmer, also auch für Einzelunternehmer und ihre Ein-Mann-Betriebe. Das kann manchmal ganz schön knifflig sein.‘ Wenn Sie genau wissen wollen, was Sie tun müssen, um das AVG einzuhalten, besuchen Sie die Website Behörde personenbezogene Daten.nl.
Allgemeine Bedingungen und Konditionen
Allgemeine Geschäftsbedingungen sind nicht zwingend erforderlich, können aber bei der Zusammenarbeit mit anderen Parteien sehr nützlich sein. Ich habe für thegreenlist.nl Ich habe auch allgemeine Geschäftsbedingungen für meine Zusammenarbeit mit nachhaltigen Unternehmen erstellen lassen. Renate hat dieses Dokument für mich verfasst. Renate: ‘In den allgemeinen Geschäftsbedingungen legen Sie die Regeln fest, die für eine Zusammenarbeit mit Ihnen gelten. Du legst Dinge fest wie Zahlungsbedingungen, Kündigungsfristen, aber im Falle von thegreenlist.nl Ich habe auch Regeln für Korrekturrunden aufgestellt (was im Preis inbegriffen ist und was nicht) und wie man miteinander umgeht, wenn eine Zusammenarbeit plötzlich abgebrochen wird, obwohl man bereits Zeit investiert hat und vielleicht schon Inhalte gedreht oder geschrieben hat.’
Anmerkung: Wenn Sie allgemeine Geschäftsbedingungen haben, ist es wichtig, dass Sie Ihren Kunden vor jeder Zusammenarbeit darauf hinweisen, dass diese Bedingungen gelten. Möchten Sie mehr darüber erfahren? Auf der Website unternehmerischer Platz.kvk.nl nützliche Informationen zu finden.
Haftungsausschluss
Ein Haftungsausschluss auf Ihrer Website ist nicht verpflichtend und hat auch wenig rechtlichen Wert. Dennoch kann es im Sinne der Transparenz sinnvoll sein, einen solchen aufzustellen. Renate: ‘In Ihrem Disclaimer informieren Sie die Besucher Ihrer Website über die Nutzung Ihrer Website. Es ist zum Beispiel ein guter Ort, um Ihre Leser über den Inhalt der Website zu informieren. Sie können erwähnen, dass alle Texte und Fotos dem Urheberrecht unterliegen und der Inhalt daher nicht ohne Erlaubnis (weiter)verwendet werden darf. Sie können mehr über den Inhalt der Website sagen: Wie aktuell ist sie, sind Sie eine offizielle Einrichtung oder wurde die Website aufgrund persönlicher Erfahrungen erstellt? Und wie können die Leser den Unterschied zwischen redaktionellen Inhalten und Werbung erkennen? Ein Haftungsausschluss kann eine schöne Ergänzung zu Ihrer Datenschutzerklärung und Ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen sein, aber er ist kein Vertrag und Sie können hier nichts über die Haftung festlegen.’
Abtretungsvertrag (OVO)
Mit thegreenlist.nl Irgendwann wollte ich mit Leuten zusammenarbeiten, z. B. mit Redakteuren, Fotografen, einem Website-Bauer und einem Designer. Also habe ich Renate gebeten, eine Auftragsvereinbarung (OVO) für die Freiberufler zu erstellen, die für thegreenlist.nl Arbeit. Renate: ‘Das ist schön für beide Seiten: Alle wichtigen Vereinbarungen über die Zusammenarbeit, wie die Beschreibung der Arbeit, das Honorar, die Dauer des Projekts und die Haftung werden einmal in diesem Vertrag festgehalten, der von beiden Parteien unterzeichnet wird. Sie können darin auch unternehmensspezifische Dinge regeln. Zum Beispiel im Fall von thegreenlist.nl auch die Übertragung von Urheberrechten. Weitere Informationen zum Urheberrecht und zu den Bildrechten finden Sie hier. Für Sie als Kunde ist es außerdem schön, dass Sie eine Reihe von Fragen abdecken, nämlich dass Sie kein Arbeitgeber sind und daher kein Arbeitsverhältnis mit Arbeitsbedingungen besteht, auf die Sie zurückgreifen können.
Marcel: ‘Die Vereinbarung mit den Freiberuflern ist sehr wichtig, um richtig zu handeln. Wenn das Finanzamt Ihre Vereinbarung als Arbeitsvertrag einstuft, müssen Sie im Nachhinein Sozialversicherungsbeiträge für die Arbeitsstunden der Freiberufler in Ihrem Team zahlen. Das ist ein Risiko, das Sie nicht eingehen wollen! Renate: ‘Dieses Risiko können Sie ganz einfach durch einen Provisionsvertrag abdecken. Der Belastingdienst selbst bietet dazu auch viele Musterverträge an, die bereits erprobt sind.’
Versand- und Rückgabebedingungen
Haben Sie einen Webshop und beliefern Sie Verbraucher? Dann müssen Sie das wissen! Wenn jemand etwas bei Ihnen kauft, hat Ihr Kunde vierzehn Tage Zeit, seine Meinung zu ändern. Das bedeutet, dass er oder sie das gekaufte Produkt zurückgeben kann und Sie das Geld zurückerstatten, egal aus welchem Grund. Als Händler sind Sie verpflichtet, dafür zu sorgen, dass Ihre Kunden wissen, dass sie dieses Recht haben und dass sie wissen, wie Sie nach einer Bestellung vorgehen. Alle Informationen über das Kauf- und Rückgabeverfahren sollten auf Ihrer Website auf einer speziellen Seite aufgeführt werden, die für Ihre Kunden leicht zu finden ist. Wenn ein Kunde etwas innerhalb der Rückgabefrist zurückgibt, sind Sie als Shop-Betreiber verpflichtet, den vollen Kaufbetrag einschließlich der Versandkosten zu erstatten. Als Shopbetreiber müssen Sie auch die Rücksendekosten tragen, es sei denn, Sie haben in den Versand- und Rücksendebedingungen festgelegt, dass diese vom Käufer zu tragen sind. Sie möchten mehr darüber erfahren, was in den Versand- und Rückgabebedingungen stehen sollte?. Zum Thema Versand und Rückgabe haben wir einen eigenen Artikel mit Renate!
Rechtstipps für Unternehmer
Haben Sie aufgrund dieser Rechtstipps Fragen zur Buchhaltung oder möchten Sie diese Unterlagen für Renate oder einen anderen Anwalt erstellen lassen? Das Team von Marcel Huting ist bereit und glücklich, Ihnen zu helfen!
Benötigen Sie weitere Tipps und Hilfe?
Vielleicht sind Sie schon eine Weile im Geschäft, vielleicht steckt Ihre Initiative aber auch noch in den Kinderschuhen. So oder so, mit dem Leitfaden für Existenzgründer möchten wir Ihnen den Einstieg in die Verwaltung erleichtern, damit Sie das tun können, was Sie am besten können: Ihre Idee zum Erfolg führen! Denn wie Sie selbst sagen, ist es eine gute Idee, wenn die administrativen Grundlagen in Ordnung sind. Mit Hilfe dieses Leitfadens haben Sie alles, was Sie brauchen, um die Buchhaltung Ihres Unternehmens richtig zu organisieren, sich gute Gewohnheiten anzueignen, und als Bonus verraten wir Ihnen auch, wie Sie Ihre Geschäfte ein wenig bewusster führen können. Wir haben Sie!
Für 13,50 Euro bekommen Sie das Lebensretter direkt in Ihren Posteingang und damit auf Ihr Tablet oder Mobiltelefon! Bestellen Sie den Leitfaden für Existenzgründer in unserem Webshop!
Über Marcel Huting
Marcel erledigt die Verwaltung und Buchhaltung für eine Vielzahl von Unternehmen und Privatpersonen in den Niederlanden. Er kann Ihnen bei den ersten Schritten helfen oder die gesamte Buchhaltung für Sie übernehmen. Erfahren Sie mehr über Huting Tax Advice & Administration.
Bildnachweis Hauptbild: Anna Nekrashevich (Pexels).
