‘Immer noch 21.987 ungelesene E-Mails’. Pfff... Das kommt mir vor wie Wischen bei offenem Wasserhahn: die Mailbox pflegen und leeren! In diesem schnelllebigen digitalen Zeitalter quillt Ihre Mailbox schnell über mit Newslettern, Aktualisierungen von Lieferdiensten, Werbeaktionen, Spam und anderen ungelesenen E-Mails. Da könnte man fast verzweifeln. Und doch gibt es Hoffnung! In diesem Artikel geben wir Ihnen schnelle Tipps, wie Sie Ihr Postfach innerhalb einer halben Stunde in Ordnung bringen können. Und nein, Sie müssen wirklich nicht alles Seite für Seite abhaken und löschen. Wir haben clevere Tipps für Massenaktionen!
Die Umweltauswirkungen Ihres Briefkastens
Wenn man ans Aufräumen denkt, kommen einem als Erstes all die physischen Dinge im Haus in den Sinn, aber auch digital verursacht man eine Menge Unordnung. Nehmen Sie zum Beispiel das E-Mail-Postfach. All diese E-Mails - vor allem solche mit großen Anhängen - nehmen Platz weg. Und für diesen Platz in der Cloud müssen die Datenzentren sehr hart arbeiten. Und diese Rechenzentren verbrauchen wiederum eine Menge Energie und Wasser. Und so tragen Sie mit all Ihren digitalen Besitztümern auch zur globalen Erwärmung bei.
Dass unser digitaler Besitz kein Kavaliersdelikt ist, geht auch aus mehreren Studien hervor. So hat eine Untersuchung der Universität Lancaster ergeben, dass alle Geräte, die Internetnutzung und der Datenverkehr zusammen 3,7% der weltweiten CO2-Emissionen ausmachen. Und das Telekommunikationsunternehmen XS4ALL berechnete für Mi dass wir weltweit täglich etwa 250 Billionen (zu Ihrer Information: 1 Billion = 12 Nullen) E-Mails versenden, was dem CO2-Ausstoß Japans entspricht. Kurz gesagt: Ein aufgeräumtes Postfach ist nicht nur gut für Ihren Seelenfrieden, sondern auch für den Planeten. Machen Sie sich also an die Arbeit und räumen Sie Ihre Mailbox auf.
Erste Schritte: Bereinigen Sie Ihren Briefkasten in 30 Minuten
- Durchsuchen Sie Ihren Posteingang nach ‘unsubscribe’ und ‘unsubscribe’. Suchen Sie zunächst nach E-Mails mit den Begriffen ‘unsubscribe’ und ‘unsubscribe’. Dadurch werden alle Newsletter und Marketing-E-Mails angezeigt. Wählen Sie diese E-Mails aus und löschen Sie sie in großen Mengen. Das schießt ganz schön in die Höhe!
- Machen Sie das Gleiche mit anderen Stichwörtern wie ‘Kundenservice’, ‘Terminbestätigung’, ‘Erinnerung’, ‘PostNL’, ‘DHL’, ‘Vinted’, und Sie haben vielleicht weitere Ideen für Stichwörter, die nützliche Treffer liefern.
- Sie führen die nächste große Massenaktion durch, indem Sie nach ‘ungelesenen’ und ‘ungelesenen E-Mails’ suchen. Diese E-Mails waren offensichtlich nicht wichtig genug, um sie zu öffnen, also löschen Sie sie jetzt. Optional können Sie auch die ungelesenen E-Mails der letzten drei Monate durchsuchen, um sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges übersehen haben.
- Löschen Sie dann die E-Mails in den Ordnern ‘Promotions’ und ‘Spam’.
- Achten Sie auf E-Mails mit großen, schweren Anhängen, die viel Platz beanspruchen. Speichern Sie nur die Anhänge, die wichtig sind, und löschen Sie den Rest ebenfalls. Sie können auch E-Mails mit (großen) Anhängen filtern.
- Vergessen Sie nicht, den Mülleimer zu leeren, um wirklich Platz zu schaffen!
- Bonus-Tipp: jedes Mal, wenn Sie einen Newsletter erhalten, den Sie nicht interessant finden oder den Sie nicht angefordert haben, löschen Sie ihn sofort, überprüfen Sie, ob Sie bereits alle Newsletter dieses Absenders gelöscht haben - wenn nicht, löschen Sie den gesamten Newsletter, indem Sie den Absender suchen - und melden Sie sich von zukünftigen Newslettern ab. So verhindern Sie, dass sich Ihr Posteingang wieder mit unnötigen E-Mails füllt!
Manche Leute schwören darauf, wichtige Mails in detaillierten Ordnern abzulegen. Das Anlegen von Ordnern kann sicherlich nützlich sein, aber machen Sie es nicht zu einer zeitaufwändigen Studie über das Anlegen von zahlreichen Ordnern. Schließlich ist die Suchfunktion Ihres Postfachs so gut, dass Sie wichtige Mails ohnehin leicht finden werden, solange Sie sie nicht löschen!
Hinweis: Für Ihre Arbeit müssen Sie einige E-Mails speichern!
Werfen Sie nicht einfach alle Mails aus Ihrem geschäftlichen Posteingang weg! Für Unternehmen und Selbstständige besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren, auch für E-Mails! Bei Ihrer Arbeit als Selbständiger oder Unternehmer erhalten Sie täglich Dutzende von E-Mails. Welche davon sollten Sie aufbewahren? Buchhalter Marcel Huting: ‘E-Mails (sowohl interne als auch externe), die sich auf Ihren Geschäftsbetrieb beziehen, gehören genauso zu Ihrer Verwaltung wie Ihre Belege und Rechnungen. Denken Sie zum Beispiel an E-Mails zu Geschäftsterminen, E-Mails mit einer Rechnung oder anderen wichtigen Notizen. Hier gilt also die Aufbewahrungspflicht. Bewahren Sie Rechnungen immer in der Form auf, in der Sie sie erhalten haben. Sie müssen also eine elektronische Rechnung als Datei speichern. Natürlich können Sie eine solche Rechnung für Ihre eigenen Zwecke ausdrucken, aber die Originaldatei und die E-Mail müssen erhalten bleiben.’ Weitere Buchhaltungstipps von Marcel finden Sie in diesem Artikel!
Bereinigen Sie Ihren Briefkasten in 30 Minuten!
Ein aufgeräumter Briefkasten ist mit diesen einfachen Schritten zum Greifen nah. Legen Sie eine schöne Musik oder Ihren Lieblingspodcast auf und beginnen Sie mit dem großen Aufräumen. Sind Sie bereit? Machen Sie einen wöchentlichen Tagebucheintrag über das Aufräumen Ihres Briefkastens. Auf diese Weise brauchen Sie höchstens fünf Minuten pro Woche und halten Ihren Kopf und den Planeten viel sauberer!
Zuvor hatten wir auch einen Artikel mit Tipps, um Ihre Foto- und Videowolke in Ordnung zu bringen. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, sollten Sie es jetzt tun. Sehr wahrscheinlich ist dieser Cloud-Speicher viel größer als Ihr Postfach. Viel Glück dabei. Oder sollten wir sagen: Stärke?
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Quellen: BBC, Mi. Bildnachweis: Hauptbild: Daniel Snipes (Pexels).
