Bei thegreenlist.nl wir schreiben auch gerne über nachhaltiges Wirtschaften. Dieses Mal beschäftigen wir uns mit der Umsatzsteuererklärung. Das ist wahrscheinlich nicht Ihre Lieblingsaufgabe als nachhaltiger Unternehmer, und doch ist es wichtig, sie sorgfältig zu erledigen. In diesem Artikel teilen wir mit Buchhalter Marcel Huting Tipps, was Sie tun können, um Ihre Buchhaltung in Ordnung zu halten und den vierteljährlichen Abschluss, Ihre Mehrwertsteuererklärung, zu erleichtern. Das Geheimnis: Struktur und Regelmäßigkeit. Wir zeigen Ihnen, wie's geht!
Ihre Mehrwertsteuererklärung
In Zusammenarbeit mit Huting Steuerberatung & Verwaltung
Als Unternehmer müssen Sie viermal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung abgeben, um festzustellen, wie viel Umsatzsteuer Sie den Steuerbehörden schulden. Vielleicht bekommen Sie auch eine Erstattung, wenn Sie viele Ausgaben hatten. Dies wird als Quartalsabrechnung bezeichnet. Neben Ihrer Umsatzsteuererklärung müssen Sie sich als Unternehmer einmal im Jahr mit der Einkommensteuer befassen. Außerdem zahlen Sie einen jährlichen Beitrag zum Krankenversicherungsgesetz (das ist ein Prozentsatz Ihres Gewinns). Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, lesen Sie die Buchhaltungstipps, die wir bereits mitgeteilt haben. In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf Ihre wöchentliche Verwaltung mit Marcel, damit die vierteljährliche MwSt-Erklärung nicht zu einem ziemlichen Kraftakt wird.
Was ist mit der Mehrwertsteuer?
Wir nennen sie immer wieder: Mehrwertsteuer. Aber wofür steht diese Abkürzung noch mal? Puh, diese Wirtschaftsstunde scheint plötzlich sehr lange her zu sein... VAT steht für Value Added Tax (Mehrwertsteuer). Sie ist eine Steuer auf die Waren (und Dienstleistungen), die Sie kaufen. Jeder zahlt Mehrwertsteuer, schauen Sie sich einfach Ihre Quittungen an. Nur Unternehmer können die von ihnen gezahlte Mehrwertsteuer vom Finanzamt zurückfordern, um eine Doppelbesteuerung und damit eine Anhäufung von Mehrwertsteuer zu vermeiden. In den Niederlanden rechnen wir mit einem hohen und einem niedrigen Steuersatz. Der hohe Satz beträgt 21% und der niedrige Satz 9%. Auf die meisten Waren und Dienstleistungen wird 21% Mehrwertsteuer erhoben. Der niedrige Mehrwertsteuersatz gilt nur für Waren und Dienstleistungen des Grundbedarfs wie Lebensmittel, Reparaturen, öffentliche Verkehrsmittel, Friseurbesuche, Medikamente und bis 2026 auch Bücher und Zeitschriften. Welcher Mehrwertsteuersatz für Ihr Unternehmen gilt, können Sie unter folgender Adresse herausfinden Die Website des Finanzamtes.
So wird Ihr Quartalsabschluss zum Kinderspiel
Auch wenn Sie einen Steuerberater haben, wird das Führen Ihrer Unterlagen weiterhin Zeit in Anspruch nehmen. Doch mit ein paar guten Gewohnheiten können Sie es sich - und Ihrem Buchhalter - viel leichter machen. Reservieren Sie dafür eine halbe bis eine Stunde pro Woche, und Ihr Quartalsabschluss ist im Handumdrehen erledigt!
- Tun Sie es jede Woche: Bezahlen und versenden Sie Rechnungen, laden Sie alle Ausgaben in Ihr Buchhaltungssystem hoch und verbuchen Sie sie auf dem richtigen Spesenkonto, führen Sie einen Stundenzettel (falls Sie den Selbstständigenabzug geltend machen wollen), notieren Sie die gefahrenen Kilometer, Ihre Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln und beantworten Sie wichtige Post/E-Mails. Auf diese Weise werden Sie nie im Rückstand sein.
- Denken Sie beim Digitalisieren Ihrer Unterlagen an die Umwelt. Machen Sie die Dateien so klein wie möglich, bevor Sie sie in der Cloud speichern oder in Ihr Buchhaltungssystem hochladen. Der Betrieb aller Rechenzentren verbraucht sehr viel Energie und Wasser. Je weniger schwere Dateien Sie speichern, desto weniger belasten Sie die Server. Weitere gute Arbeitsgewohnheiten können Sie in diesem Artikel nachlesen.
- Das Führen eines digitalen Tagebuchs ist ebenfalls eine wichtige Aufgabe, denn im Falle einer Prüfung wollen die Steuerbehörden fast immer Einsicht in Ihr Tagebuch nehmen. Haben Sie ein Papiertagebuch? Dann bewahren Sie es mindestens sieben Jahre lang auf!
- Machen Sie Notizen auf Quittungen und Rechnungen. Wenn Sie geschäftlich zu Mittag essen, vermerken Sie, mit wem Sie zu Mittag gegessen haben und wofür das Essen war. Sie sollten immer in der Lage sein zu beweisen, dass eine Ausgabe geschäftlich ist.
- Prüfen Sie immer die Rechnungen, die Sie erhalten. Wenn diese mehr als einen Fehler enthalten, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Fordern Sie daher immer sofort eine neue, korrigierte Rechnung an, wenn Sie einen Fehler entdecken. Mehr über die Rechnungsstellung erfahren Sie in diesem Artikel.
- Haben Sie Geschäftsausgaben von mehr als 100 Euro? Dann sollten Sie eine benannte Rechnung verlangen, denn eine Quittung reicht nicht mehr aus, um die gezahlte Mehrwertsteuer zurückzufordern.
- Wenn Sie einen Geschäftseinkauf online getätigt haben, müssen Sie auch die zur digitalen Rechnung gehörende Post aufbewahren. Sie sind verpflichtet, Ihre Belege sieben Jahre lang aufzubewahren. Dies gilt für die Originalbelege auf Papier und die digitalen Belege (und die dazugehörige Post). Mehr über Geschäftsausgaben erfahren Sie in diesem Artikel.
- Wenn Sie mit Freiberuflern arbeiten, die Rechnungen ohne Mehrwertsteuer ausstellen (z. B. weil sie unter das KOR fallen oder keine Unternehmer sind), dann müssen Sie diese Zahlungen an das Finanzamt melden. Vergewissern Sie sich, dass Sie das Geburtsdatum, die NAW-Angaben (Name, Adresse und Wohnort) und die Kontonummer haben, denn auch diese Angaben müssen Sie dem Finanzamt melden. Dies kann monatlich oder am Ende eines Jahres (spätestens am 1. Februar) geschehen.
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Über Marcel Huting
Marcel erledigt die Verwaltung und Buchhaltung für eine Vielzahl von Unternehmen und Privatpersonen in den Niederlanden. Er kann Ihnen bei den ersten Schritten helfen oder die gesamte Buchhaltung für Sie übernehmen. Erfahren Sie mehr über Huting Tax Advice & Administration.
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