Nachhaltiges Wirtschaften ist spannend. Sie engagieren sich für eine schöne, sinnvolle Aufgabe. Es ist abwechslungsreich. Und jeden Morgen stehen Sie auf und sehen neue Möglichkeiten vor sich. Also fast jeden Tag. Denn man kommt nicht umhin, seine Verwaltung zu machen. Und das ist nicht unbedingt der aufregendste Job. Die einzige Lösung: Man muss sehr geschickt darin werden, damit man weniger Zeit dafür braucht, oder man muss es auslagern. Diesmal verraten wir zusammen mit dem Buchhalter Marcel Huting alles über die Rechnungsstellung, damit jeder Unternehmer, ob nachhaltig oder (noch) nicht, schnell den Dreh raus hat.
Erste Hilfe für die Rechnungsstellung
In Zusammenarbeit mit Huting Steuerberatung & Verwaltung
Gemeinsam mit Marcel haben wir uns mit vielen Fragen der Buchhaltung beschäftigt, aber vor etwas so grundlegendem wie der richtigen Rechnungsstellung haben wir noch nicht Halt gemacht. Denn wie stellt man eine Rechnung richtig aus? Was macht man, wenn es Streit gibt oder wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist und man nicht bezahlt wurde? Oder wie sieht es mit der Rechnungsstellung an ausländische Unternehmen aus, die ebenfalls regelmäßig vorkommt? In diesem Artikel gehen wir mit Ihnen alles durch, damit Sie es fehlerfrei und superschnell hinbekommen und mehr Zeit für Ihren grünen Unternehmertraum haben. Denn die Welt braucht dich und deine guten Ideen! Fakturieren kann man also lernen. Und dieser Kurs beginnt jetzt!
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist ein offizielles Dokument, das von einem Verkäufer an einen Käufer geschickt wird und in dem die gelieferten Waren oder Dienstleistungen und die zu zahlenden Beträge aufgeführt sind. Sie enthält wichtige Informationen wie das Datum, eine eindeutige Rechnungsnummer, die Kontaktdaten beider Parteien, eine Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, die Menge, den Stückpreis und den Gesamtbetrag einschließlich etwaiger Mehrwertsteuer. Eine Rechnung dient als Nachweis für die Transaktion und ist sowohl für die Buchhaltung des Verkäufers als auch des Käufers unerlässlich.
Strafe aufgrund eines Fehlers in der Rechnung?
Wussten Sie, dass eine fehlerhaft erstellte Rechnung Sie teuer zu stehen kommen kann? Im schlimmsten Fall riskieren Sie ein Bußgeld von bis zu 5.514 Euro pro Fehler und Rechnung. Auch der Vorsteuerabzug kann verweigert werden oder Ihre Rechnung wird gar nicht erst bezahlt. Nun, damit sind Sie so gut wie fertig. Möchten Sie wissen, ob Ihre Rechnung (Vorlage) allen Anforderungen entspricht? Auf der Website der Steuerbehörden finden Sie eine praktische Checkliste. Deshalb ist es besonders wichtig, die folgenden Punkte sorgfältig zu prüfen, denn hier sieht Marcel manchmal die Dinge schief laufen:
- Ist der Name (des Unternehmens) auf der Rechnung korrekt?
- Verwenden Sie keine Postfachnummer auf einer digitalen Rechnung. Dies ist nur zulässig, wenn Sie auch die Besuchsadresse auf der Rechnung angeben.
- Ist der richtige Mehrwertsteuersatz auf der Rechnung angegeben?
- Wenn Sie eine Rechnung an einen ausländischen Kunden schicken, überprüfen Sie, ob die Mehrwertsteuernummer korrekt angegeben ist!
- Geben Sie eine gute Beschreibung der angebotenen Waren oder Dienstleistungen.
Versand von Rechnungen ins Ausland
Die Zusammenarbeit mit ausländischen Parteien ist kein Problem. Mit thegreenlist.nl Ich arbeite regelmäßig mit nachhaltigen Unternehmen im Ausland zusammen, die ihren Bekanntheitsgrad hierzulande steigern wollen. Sie müssen nur ein paar Dinge wissen. Marcel: ‘Wenn Sie eine Rechnung an einen ausländischen Kunden schicken, dürfen Sie keine niederländische Mehrwertsteuer berechnen. Sie verlagern die Mehrwertsteuer auf den Kunden. Nehmen wir an, Sie schicken eine Rechnung an einen deutschen Kunden. Sie geben auf Ihrer Rechnung an, dass die Mehrwertsteuer an... abgeführt wird, und auf den Punkten steht die Mehrwertsteuernummer dieses deutschen Unternehmens. Denn Ihr Kunde muss die umgekehrte Mehrwertsteuer in Deutschland zahlen und kann dann auch die gesamte Mehrwertsteuer verrechnen, wenn er voll umsatzsteuerpflichtig ist. Sie (in den Niederlanden) melden den Umsatz jedes Quartal* unter Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU und Sie müssen eine ICP-Meldung abgeben (ICP steht für (innergemeinschaftliche Leistung). Dann ist das System wieder geschlossen. So wird es in ganz Europa gehandhabt und überwacht. Die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft wurde eingeführt, um Mehrwertsteuerbetrug zu verhindern. Ansonsten gibt es keinen Unterschied zwischen einer Rechnung innerhalb der Niederlande und einer Rechnung innerhalb Europas.
*Wenn Sie einen Quartalsumsatz von mehr als fünfzigtausend Euro haben, sollten Sie dies monatlich tun.
Rechnung, aber nicht bezahlt
Manchmal kommt es vor, dass ein Unternehmen mit einer Zahlung sehr spät dran ist. Was ist dann zu tun? Auch dafür hat Marcel einen Schritt-für-Schritt-Plan: ‘Wenn die Zahlungsfrist verstrichen ist, schicken Sie sofort eine Zahlungserinnerung. Normalerweise ist alles in Ordnung. Vielleicht ist die E-Mail nicht angekommen oder in der Spam-Kasten gelandet. Und es mag seltsam klingen, aber manche Unternehmen zahlen erst, wenn sie eine Zahlungserinnerung erhalten. Wenn sie dann immer noch nicht zahlen, rate ich Ihnen, eine Mahnung zu schicken, in der Sie schon etwas weniger nett werden. Und wenn sie dann wieder nicht zahlen, ist es an der Zeit, eine letzte Mahnung zu schicken, in der man mit der Übergabe der Forderung droht und darauf hinweist, dass alle Kosten und Zinsen vom Kunden zu tragen sind. Hierfür können Sie einen Anwalt oder ein Inkassobüro beauftragen.’
Tipp: Wenn man es nicht so weit kommen lassen will, kann man einen weiteren, sanfteren Versuch unternehmen. Marcel: ‘Was ich persönlich für eine gute Lösung halte, ist, den Kunden anzurufen, wenn er nach der Zahlungserinnerung immer noch nicht gezahlt hat, und ihn dann zu fragen, ob er mit Ihrem Service nicht zufrieden ist. Mit einem guten Gespräch kann man oft eine Einigung erzielen. Wenn das klappt, sollten Sie die mündlichen Vereinbarungen per E-Mail bestätigen. Diese Methode eignet sich sehr gut, wenn Sie eine laufende Arbeitsbeziehung mit dem betreffenden Unternehmen haben und diese fortsetzen möchten.
Was ist eine normale Zahlungsfrist?
Marcel: ‘Es gibt eine gesetzliche Zahlungsfrist für Unternehmen. Die gesetzliche Zahlungsfrist beträgt sechzig Tage. Es gibt ein paar Ausnahmen, aber die gängigste Zahlungsfrist ist immer noch dreißig Tage. Geben Sie die Zahlungsfrist immer deutlich auf der Rechnung an.’
Hilfe! Was tun im Falle eines Rechtsstreits?
Es macht keinen Spaß, aber es kann vorkommen, dass ein Unternehmen nicht zahlen will, zum Beispiel weil es mit den gelieferten Waren oder Dienstleistungen nicht zufrieden ist. Was dann? Marcel: ‘Eine ärgerliche Situation und deshalb ist es umso wichtiger, im Vorfeld gute Vereinbarungen zu treffen. Allgemeine Geschäftsbedingungen helfen dabei, damit man sich darüber einig ist, was man liefert und wie man arbeitet. Vergessen Sie nicht, diese allgemeinen Geschäftsbedingungen vor der Zusammenarbeit z. B. per E-Mail mitzuteilen, damit die Unternehmen sie zur Kenntnis nehmen können. Wenn Sie Ihrem Kunden die Bedingungen nicht vorher mitgeteilt haben, sind sie wirkungslos. Möchten Sie mehr darüber erfahren? Dann lesen Sie hier unsere Rechtstipps.
Gutschrift senden
Natürlich kann es vorkommen, dass Ihr Kunde mit Ihrer Arbeit nicht zufrieden ist, dass Sie einen Fehler in der Rechnung gemacht haben oder dass es einen anderen Grund gibt, warum Sie ihm mit einem Preisnachlass entgegenkommen wollen. In diesem Fall müssen Sie eine Gutschriftrechnung erstellen. Sie rufen Ihr Buchhaltungsprogramm auf und erstellen eine Gutschriftrechnung. Sie stellen eigentlich die gleiche Rechnung noch einmal aus, nur dass dann nicht FAKTUR, sondern GUTHABEN draufsteht. Und oft steht ein Minuszeichen vor den Beträgen. Marcel: ‘Achte darauf, dass du die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum der ursprünglichen Rechnung angibst, sowie den Grund, warum eine Gutschriftrechnung ausgestellt wird.’
Tauschpartnerschaften (Tauschhandel)
Der Tauschhandel ist ein normaler Vorgang zwischen Unternehmen. Was viele Unternehmer jedoch nicht wissen, ist, dass man auch beim Tauschhandel zur Rechnungsstellung verpflichtet ist. Auch hier wird eine Dienstleistung oder ein Produkt im Austausch für etwas anderes als Geld erbracht. Die schönen und praktischen Dinge, die man mit Tauschgeschäften reparieren kann, haben einen Marktwert, und darauf muss Mehrwertsteuer und später Einkommensteuer gezahlt werden. Wenn Sie dies nicht tun und die Steuerbehörden davon erfahren, riskieren Sie eine saftige Geldstrafe, die bis zu 5.514 € betragen kann. Dieses Bußgeld gilt natürlich für denjenigen, der es nicht bei den Steuerbehörden anmeldet. Alles über Charterpartnerschaften können Sie hier nachlesen!
Benötigen Sie weitere Tipps und Hilfe zur Buchhaltung?
Vielleicht sind Sie schon eine Weile im Geschäft, vielleicht steckt Ihre Initiative aber auch noch in den Kinderschuhen. So oder so, mit dem Leitfaden für Existenzgründer möchten wir Ihnen den Einstieg in die Verwaltung erleichtern, damit Sie das tun können, was Sie am besten können: Ihre Idee zum Erfolg führen! Denn wie Sie selbst sagen, ist es eine gute Idee, wenn die administrativen Grundlagen in Ordnung sind. Mit Hilfe dieses Leitfadens haben Sie alles, was Sie brauchen, um die Buchhaltung Ihres Unternehmens richtig zu organisieren, sich gute Gewohnheiten anzueignen, und als Bonus verraten wir Ihnen auch, wie Sie Ihre Geschäfte ein wenig bewusster führen können. Wir haben Sie!
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Über Marcel Huting
Marcel erledigt die Verwaltung und Buchhaltung für eine Vielzahl von Unternehmen und Privatpersonen in den Niederlanden. Er kann Ihnen bei den ersten Schritten helfen oder die gesamte Buchhaltung für Sie übernehmen. Erfahren Sie mehr über Huting Tax Advice & Administration.
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