Um ein Unternehmen zu gründen und zu führen, müssen Sie regelmäßig kleine und große Ausgaben tätigen. Als (nachhaltiger) Unternehmer können Sie die Betriebsausgaben von Ihrem Umsatz abziehen, was bedeutet, dass Sie unter dem Strich weniger Steuern zahlen. Gemeinsam mit dem Steuerberater Marcel Huting listen wir die wichtigsten Betriebsausgaben auf und beantworten die häufigsten Fragen. Was sind die Regeln und wie geht man administrativ vor?
Geschäftskosten von nachhaltigen Unternehmern
In Zusammenarbeit mit Huting Steuerberatung & Verwaltung
Betriebsausgaben sind Kosten, die Sie in direktem Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen haben. Für thegreenlist.nl Ich habe schon einige Anschaffungen (aus zweiter Hand) getätigt: einen Laptop, ein Telefon und eine Leuchte. Was ist mit Software und Anwendungen wie Foto- und Videobearbeitungsprogrammen. Und ein Geschäftsessen, das ich auch regelmäßig einnehme. Sie können einige oder alle dieser (und weitere) Ausgaben absetzen. Wie genau funktioniert das? Und an welche Kosten sollten Sie denken?
Geschäftsausgaben auf einmal absetzen? Nicht immer!
Marcel: ‘Wenn Sie Dinge für Ihr Unternehmen anschaffen, müssen Sie auf die Lebensdauer achten. Manche Anschaffungen, wie ein Laptop oder ein Smartphone, kann man nicht auf einmal absetzen, sondern nur, wenn die Investitionen an Wert verlieren, normalerweise 20% pro Jahr. Wenn Sie also einen Laptop für fünfhundert Euro kaufen, können Sie hundert Euro pro Jahr als Ausgaben absetzen. Als Existenzgründer dürfen Sie die ersten drei Jahre nach dem Zufallsprinzip abschreiben, was ein Vorteil sein kann.’
Tipp: Es gibt eine Steuervergünstigung, wenn Sie in einem Jahr mehr als 2.800 € investieren. Dann können Sie 28% von der Investition abziehen. Es ist also klug, seine Einkäufe gut zu planen und zu bündeln.
Häufigste Geschäftsausgaben
‘Vor allem Selbstständige, die von zu Hause aus arbeiten, denken manchmal, dass sie nur wenige Geschäftsausgaben haben. Sie haben aber wahrscheinlich mehr, als Sie denken’, gibt Marcel Tipps. Es lohnt sich also auf jeden Fall, einen genaueren Blick auf Ihre Geschäftsausgaben zu werfen. Blättern Sie einfach in Ihrer Banking-App zurück, denn es wäre schade, wenn Sie einen Abzug verpassen. Im Folgenden finden Sie eine kleine Zusammenfassung, die Ihnen eine Vorstellung davon vermittelt, woran Sie bei den Betriebsausgaben denken sollten:
- Kosten für Ausrüstungsgegenstände wie Laptop, Drucker, Etikettendrucker, Ringleuchte, Telefon oder Büromaterial.
- Kosten für Softwareprogramme wie Ihr Buchhaltungsprogramm, Cloud-Speicher und kostenpflichtige Apps.
- Website-Kosten wie Design, Hosting und Wartung.
- Kosten für Mitgliedsbeiträge und Fachliteratur.
- Marketingkosten, z. B. für Werbung in sozialen Medien.
- Kosten für Telefonanschluss und Internet.
- Kosten für den Geschäftsverkehr (berücksichtigen Sie die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, den Kauf von Fahrrädern, die gefahrenen Kilometer, Abonnements und Teilleistungen für Auto/Fahrrad/Roller).
- Mieten Sie Ihre Geschäftsräume.
- Richten Sie Ihr Büro, Arbeitszimmer oder Ihre Werkstatt ein.
- Büromaterial, Drucksachen und andere Notwendigkeiten für (flexibles) Arbeiten, wie z. B. ein Rucksack, eine Laptoptasche, Maus oder Tastatur.
- ‘Gehaltskosten’ für Freiberufler wie Redakteure, virtuelle Assistenten, Website-Ersteller, Buchhalter usw.
- Kosten Bankkonto und Versicherung für Ihr Unternehmen.
- Studieren Sie die Kosten für Ihr Unternehmen.
- Kosten für Mittagessen, Getränke und Snacks während der Arbeitszeiten.
- Firmengeschenke, Weihnachtskarten und andere Geschenke zum Dank.
Kauf von Geschäftsausstattung aus zweiter Hand
Es ist sehr bequem und nachhaltig, Dinge für Ihr Unternehmen aus zweiter Hand zu kaufen. Sie können großartige Büroartikel aus zweiter Hand finden. Denken Sie an Bürostühle, Laptops, Tastaturen, Drucker, Etikettendrucker, Mäuse und Smartphones. Außerdem sparen Sie eine Menge Geld. Es ist also keine verrückte Idee, sich für Ihr Unternehmen auf den Gebrauchtmarkt zu begeben. Aber um die Kosten absetzen zu können, brauchen Sie immer eine offizielle Rechnung. Bei Neuware ist das nie ein Problem, aber bei einem Kauf über Marktplaats ist das natürlich anders. Marcel: ‘Aber es ist machbar! Bezahlen Sie den Kauf zumindest von Ihrem Geschäftskonto und notieren Sie sich die Daten des Verkäufers und was Sie gekauft haben. Noch besser ist es, wenn der Verkäufer eine Quittung für Sie ausstellt und sie Ihnen per E-Mail schickt. Sie haben keine Lust dazu, möchten aber trotzdem gebraucht kaufen? Dann kaufen Sie es in einem Second-Hand-Laden oder bei einer überholt (Web)Shop, dann bekommen Sie immer eine Quittung oder Rechnung.’
Mieten Sie manchmal Dinge für Ihr Unternehmen? Auch das sind Betriebsausgaben!
Ups, ich habe vergessen, die Geschäftskosten anzugeben
Marcel: ‘Wenn man vergisst, Betriebsausgaben zu melden, entgeht einem der Steuervorteil. Nicht schlau! Passiert Ihnen das trotzdem? Melden Sie es sofort Ihrem Berater (oder dem cleveren Familienmitglied, das Ihnen hilft), um zu sehen, ob Sie die Ausgaben noch absetzen können. Tun Sie dies immer in Absprache mit Ihrem Berater!’
Geschäftsausgaben, aber Rechnung oder Beleg verloren
‘Daran können Sie leider nicht viel ändern, fürchte ich. Wenn Sie keine Rechnung oder Quittung mehr haben und die Ausgaben trotzdem absetzen, kann das Finanzamt im Falle einer Prüfung den Abzug dieser Ausgaben verweigern, Sie sollten also Ihre Quittungen und Rechnungen gut aufbewahren! Natürlich können Sie sich an das Unternehmen wenden und fragen, ob es Ihnen die Rechnung erneut zusenden kann. Die meisten Unternehmen werden damit keine Schwierigkeiten haben.’
Geschäftskosten vom Privatkonto bezahlt?
Es ist ungünstig, wenn die Geldströme durcheinander geraten. Marcel: ‘Halten Sie Ihre privaten und geschäftlichen Ausgaben getrennt. Machen Sie private Einkäufe und andere private Ausgaben nicht von Ihrem Geschäftskonto. Das macht Ihre Buchhaltung unnötig kompliziert. Verwenden Sie Ihr Geschäftskonto nur für geschäftliche Einnahmen und Ausgaben. Natürlich kann es auch andersherum passieren, dass Sie ein privates Konto für geschäftliche Ausgaben verwenden. In diesem Fall können Sie das Problem leicht lösen, indem Sie den Betrag (mit einer klaren Beschreibung) von Ihrem Geschäftskonto auf das Privatkonto überweisen. Auf diese Weise verwandeln Sie den Betrag in eine Geschäftskostenabrechnung und Ihre Konten sind wieder korrekt.’
Für wohltätige Zwecke spenden?
Viele nachhaltige Unternehmer wollen einen Teil ihres Gewinns für wohltätige Zwecke spenden. Marcel: ‘Das kann man immer tun, aber man kann es nicht einfach als Geschäftskosten abrechnen. Ob das erlaubt ist, hängt davon ab, ob es eine geschäftliche Verbindung zwischen Ihrem Unternehmen und der Wohltätigkeitsorganisation gibt. Wenn das nicht der Fall ist, können Sie möglicherweise den Spendenabzug in Anspruch nehmen. Spenden an Wohltätigkeitsorganisationen können also abzugsfähig sein, aber Sie müssen einen bestimmten Schwellenwert überschreiten, der ein Prozentsatz Ihres Einkommens ist.’
Rentenanlagen (oder Ersparnisse), die Sie absetzen können
Als Unternehmer sind Sie für die Gestaltung und den Aufbau Ihrer eigenen Altersversorgung verantwortlich. Ein interessanter Weg dazu ist die Rentenanlage oder das Rentensparen. Marcel: ‘Sie können den Betrag, den Sie einzahlen, von Ihrem Einkommen abziehen, was bedeutet, dass Sie jetzt weniger Steuern zahlen. Es gibt mehrere Banken und Finanzinstitute, die das anbieten, z. B. Brandneuer Tag und Helle Pension beliebt bei Selbstständigen, aber auch Ihre Bank bietet solche Produkte an. Und auch hier können Sie einen grünen Fonds wählen, der nachhaltiger ist.’
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Über Marcel Huting
Marcel erledigt die Verwaltung und Buchhaltung für eine Vielzahl von Unternehmen und Privatpersonen in den Niederlanden. Er kann Ihnen bei den ersten Schritten helfen oder die gesamte Buchhaltung für Sie übernehmen. Erfahren Sie mehr über Huting Tax Advice & Administration.
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