Als duurzame ondernemer heb je recht om diverse zakelijke kosten af te trekken. Voor het starten en runnen van je bedrijf moet je regelmatig kleine en grote investeringen doen, maar vaak kun je die kosten dus aftrekken. Samen met boekhouder Marcel Huting zetten we de belangrijkste zakelijke kosten op een rij en beantwoordt hij de meest voorkomende vragen.
Zakelijke kosten van duurzame ondernemers
In samenwerking met Huting Belastingadvies & Administratie
Zakelijke kosten zijn kosten die je maakt die rechtstreeks betrekking hebben op je bedrijf. De aanschaf van een laptop, telefoon, marketingkosten of een zakenlunch zijn een aantal voor de hand liggende zakelijke kosten. Deze (en meer) kosten mag je deels of geheel aftrekken. Hoe werkt het precies? En aan welke kosten moet je zoal denken? In dit artikel beantwoordt boekhouder Marcel Huting de meest voorkomende vragen die bij ondernemers spelen en deelt hij een lijstje met zakelijke kosten waaraan je zoal moet denken.
Zakelijke kosten in één keer aftrekken? Niet altijd!
‘Bij de aanschaf van bedrijfsmiddelen moet je naar de levensduur kijken en mag je de kosten niet in één keer in aftrek brengen, maar mag je de kosten pas aftrekken naarmate de investeringen in waarde verminderen, meestal is dat 20% per jaar. Dus als je een laptop koopt van vijfhonderd euro, dan mag je honderd euro per jaar als kosten opvoeren, in het jaar van aanschaf wel naar tijdsgelang. Als startende ondernemer mag je de eerste drie jaar willekeurig afschrijven en dan mag je wel meer of minder afschrijven. Ook bij een jaarovergang moet je goed opletten in welk jaar de kosten vallen.’
Meest voorkomende zakelijke kosten
‘Zeker ZZP’ers die vanuit huis werken, denken soms dat ze weinig zakelijke kosten hebben. Nou, die heb je waarschijnlijk meer dan je denkt! Dus loont het om toch even wat dieper naar je uitgaven te kijken. Scroll maar even terug in je bankieren app. Hieronder een overzicht de meest voorkomende zakelijke kosten die je als (duurzame) ondernemer (in delen) kunt aftrekken.’
- Kosten van apparatuur zoals laptop, ringlamp, telefoon.
- Kosten van software programma’s, betaalde apps en cloudopslag.
- Kosten van website zoals design, hosting en onderhoud.
- Kosten van contributies en vakliteratuur.
- Marketingkosten zoals bijvoorbeeld advertenties op social media.
- Kosten telefoonabonnement en internet.
- Kosten zakelijk vervoer (openbaar vervoer, aankoop fiets, gereden kilometers, abonnement en kosten auto/fiets/scooter deelservices).
- Huur van je bedrijfsruimte.
- Inrichting van je kantoor, werkkamer of werkplaats.
- Kantoorbenodigdheden en drukwerk en andere benodigdheden die je nodig hebt om te kunnen (flex)werken zoals een rugzak, laptophoes, muis, toetsenbord.
- ‘Salariskosten’ van freelancers zoals redacteuren, virtual assistent, websitebouwer, boekhouder.
- Kosten bankrekening en verzekeringen voor je bedrijf.
- Studiekosten gerelateerd aan je vak.
- Lunchkosten, drinken en snacks onderweg en tijdens werk/zakelijke afspraken.
- Zakelijke geschenken (denk aan cadeautjes om mensen te bedanken waarmee je samenwerkt).
Zakelijke spullen tweedehands gekocht?
Om kosten te kunnen aftrekken, heb je altijd een officiële factuur nodig. Maar wat als je nu tweedehands spullen koopt? ‘Betaal dan in ieder geval via jouw zakelijke bankrekening en noteer de gegevens van de verkoper en wat je gekocht hebt. Nog beter is om refurbished elektronica te kopen een (web)shop omdat je dan vaak een factuur krijgt van de winkel.’
Zakelijke kosten betaald van privé bankrekening?
‘Daar wordt een boekhouder niet blij van, maar als je een factuur hebt en je hebt deze per ongeluk via de privérekening betaald dan kun je de kosten wel aftrekken.’
Oeps, zakelijke kosten vergeten op te geven?
‘Dan mis je dus het belastingvoordeel van deze kosten. Dus mocht je dat overkomen direct bij jouw adviseur melden en kijken of je de kosten nog in aftrek mag nemen. Doe dit altijd in overleg met jouw adviseur!’
Kak, zakelijke kosten gemaakt maar factuur of bon kwijt
‘Dat is heel vervelend, daar kun je weinig aan doen. Als je geen factuur of bon meer hebt en je neemt de kosten toch in aftrek, dan kan de Belastingdienst bij een controle de aftrek van deze kosten weigeren, dus bonnen/facturen altijd goed bewaren!’
Hulp nodig bij je boekhouding?
Zakelijke kosten aftrekken, btw-aangifte, inkomstenbelasting, barter-samenwerkingen goed in de boeken krijgen: het doen van je administratie is een serieuze en tijdrovende klus. Kom je er niet (helemaal) uit of heb je vragen? Marcel Huting helpt je graag verder. Bekijk meer over Huting Belastingadvies & Administratie.
Over Marcel Huting
Marcel doet de administratie en boekhouding van uiteenlopende bedrijven en particulieren in heel Nederland. Hij kan je op weg helpen of de gehele boekhouding van je overnemen. Bekijk meer over Huting Belastingadvies & Administratie.
Meer handige tips voor duurzame ondernemers
- Bekijk ook: handig lijstje met belastingtips.
- Bekijk ook: de meest gemaakte fouten van ondernemers.
- Bekijk ook: winacties op Instagram. Dit zijn de regels!
Photo credits: Andrew Neel (Pexels).
