Voor het starten en runnen van je bedrijf, moet je regelmatig kleine en grote uitgaven doen. Als (duurzame) ondernemer mag je bedrijfskosten aftrekken van je omzet, wat betekent dat je onder de streep minder belasting hoeft te betalen. Samen met boekhouder Marcel Huting zetten we de belangrijkste zakelijke kosten op een rij en beantwoordt hij de meest voorkomende vragen. Wat zijn de regels en hoe pak je het administratief goed aan?
Zakelijke kosten van duurzame ondernemers
In samenwerking met Huting Belastingadvies & Administratie
Zakelijke kosten zijn kosten die je maakt die rechtstreeks betrekking hebben op je bedrijf. Voor thegreenlist.nl heb ik toch best wat aankopen (tweedehands) gedaan: een laptop, telefoon en ringlamp. Wat dacht je van software en apps zoals foto- en videobewerkingprogamma’s. En een zakenlunch heb ik ook regelmatig. Deze (en meer) kosten mag je deels of geheel aftrekken. Hoe werkt het precies? En aan welke kosten moet je zoal denken?
Zakelijke kosten in één keer aftrekken? Niet altijd!
Marcel: ‘Bij de aanschaf van spullen voor je bedrijf moet je naar de levensduur kijken. Sommige aankopen, zoals een laptop of een smartphone, mag je niet in één keer in aftrek brengen, maar mag je pas aftrekken naarmate de investeringen in waarde verminderen, meestal is dat 20% per jaar. Dus als je een laptop koopt van vijfhonderd euro, dan mag je honderd euro per jaar als kosten opvoeren. Als startende ondernemer mag je de eerste drie jaar willekeurig afschrijven, dat kan een voordeel zijn.’
Tip: er is een belastingvoordeel als je in een jaar voor meer dan 2.800 euro aan investeringen doet. Dan mag je 28% van de investering aftrekken. Dus is het slim om je aankopen slim te plannen en te bundelen.
Meest voorkomende zakelijke kosten
‘Zeker ZZP’ers die vanuit huis werken, denken soms dat ze weinig zakelijke kosten hebben. Nou, die heb je waarschijnlijk meer dan je denkt’, tipt Marcel. Dus loont het om toch even wat dieper naar je zakelijke uitgaven te kijken. ‘Scroll even terug in je bankieren app, want het is zonde als je een aftrekpost misloopt.’ Hieronder een overzichtje om je op ideeën te brengen waaraan je kunt denken bij zakelijke kosten:
- Kosten van apparatuur zoals laptop, printer, labelprinter, ringlamp, telefoon of kantoorspullen.
- Kosten van software programma’s zoals je boekhoud-programma, cloudopslag en betaalde apps.
- Kosten van website zoals design, hosting en onderhoud.
- Kosten van contributies en vakliteratuur.
- Marketingkosten zoals bijvoorbeeld advertenties op social media.
- Kosten telefoonabonnement en internet.
- Kosten zakelijk vervoer (denk aan openbaar vervoer, aankoop fiets, gereden kilometers, abonnement en kosten auto/fiets/scooter deelservices).
- Huur van je bedrijfsruimte.
- Inrichting van je kantoor, werkkamer of werkplaats.
- Kantoorbenodigdheden, drukwerk en andere benodigdheden om te kunnen (flex)werken zoals een rugzak, laptophoes, muis of toetsenbord.
- ‘Salariskosten’ van freelancers zoals redacteuren, virtual assistent, websitebouwer, boekhouder, etc.
- Kosten bankrekening en verzekeringen voor je bedrijf.
- Studiekosten gerelateerd aan je bedrijf.
- Lunchkosten, drinken en snacks tijdens werktijd.
- Zakelijke geschenken, kerstkaarten en andere cadeautjes om mensen te bedanken.
Zakelijke spullen tweedehands kopen
Het is heel handig én duurzaam om spullen voor je bedrijf tweedehands te kopen. Je kunt prachtige kantoorartikelen tweedehands vinden. Denk aan bureaustoelen, laptops, toetsenborden, printers, labelprinters, muizen en smartphones. Je bespaart er ook nog eens flink wat geld mee. Dus geen gek idee om in het tweedehands circuit je slag te slaan voor je bedrijf. Maar om kosten te kunnen aftrekken, heb je altijd een officiële factuur nodig. Dat is bij nieuwe spullen nooit een probleem, maar bij een aankoop via Marktplaats is dat wel anders natuurlijk. Marcel: ‘Maar het kan wel hoor! Betaal de aankoop dan in ieder geval van jouw zakelijke bankrekening en noteer de gegevens van de verkoper en wat je gekocht hebt. Nog beter is het als de verkoper een bon voor je opstelt en die even naar je mailt. Heb je daar geen zin in, maar wil je wel tweedehands kopen? Koop het dan in een tweedehandswinkel of bij een refurbished (web)shop, dan krijg je altijd en bon of factuur.’
Huur je weleens wat voor je zaak? Ook dat zijn zakelijke kosten!
Oeps, zakelijke kosten vergeten op te geven
Marcel: ‘Als je zakelijke kosten vergeet op te geven, dan mis je het belastingvoordeel. Niet slim! Overkomt het je toch? Meld het direct bij jouw adviseur (of dat slimme familielid dat je helpt) om te kijken of je de kosten nog in aftrek mag nemen. Doe dit altijd in overleg met jouw adviseur!’
Zakelijke kosten gemaakt, maar factuur of bon kwijt
‘Helaas, daar valt weinig aan te doen, vrees ik. Als je geen factuur of bon meer hebt en je neemt de kosten toch in aftrek, dan kan de Belastingdienst bij een controle de aftrek van deze kosten weigeren, dus je moet je bonnen en facturen goed bewaren! Uiteraard kun je het bedrijf wel benaderen met de vraag of ze de factuur nog een keertje kunnen mailen. De meeste bedrijven zullen daar niet moeilijk over doen.’
Zakelijke kosten betaald van privérekening?
Het is niet handig om geldstromen door elkaar te laten lopen. Marcel: ‘Houd je privé-uitgaven en zakelijke uitgaven gescheiden. Doe geen privéboodschappen en andere privé-uitgaven van je zakelijke rekening. Hiermee maak je jouw boekhouding onnodig complex. Gebruik je zakelijke rekening alleen voor inkomsten en uitgaven van je bedrijf. Natuurlijk kan het andersom wel een keer voorkomen: dat je met een privérekening een zakelijke uitgave doet. In dat geval kun je het eenvoudig oplossen door het bedrag (met een duidelijke omschrijving) over te boeken van je zakelijke rekening naar de privérekening. Zo maak je er een zakelijke onkostendeclaratie van en klopt je boekhouding weer.’
Schenken aan een goed doel?
Veel duurzame ondernemers willen een percentage van hun winst schenken aan een goed doel. Marcel: ‘Dat kan altijd, maar je kunt het niet zomaar opvoeren als zakelijke kosten. Of dat mag, hangt af of er een zakelijk verband is tussen jouw bedrijf en dat doel. Is dat er niet, dan kun je mogelijk wel gebruik maken van de giftenaftrek. Giften aan goede doelen kunnen dus aftrekbaar zijn, maar je moet wel boven een bepaalde drempel komen, dat is een percentage van jouw inkomen.’
Pensioenbeleggen (of -sparen) mag je aftrekken
Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor het regelen en opbouwen van je pensioen. Een interessante manier om dit te doen is via pensioenbeleggen of pensioensparen. Marcel: ‘Het bedrag dat je inlegt, mag je aftrekken van je inkomen waardoor je nu minder belasting betaalt. Je hebt verschillende banken en financiële instellingen die het aanbieden, zo zijn Brand New Day en Bright Pensioen populair onder zzp’ers, maar ook je bank biedt dergelijke producten aan. En ook hier kun je weer duurzamer kiezen voor een groenfonds.’
Hulp nodig bij je boekhouding?
Zakelijke kosten aftrekken, btw-aangifte, inkomstenbelasting, bartersamenwerkingen goed in de boeken krijgen: het doen van je administratie is, ook als duurzame ondernemer, een serieuze en tijdrovende klus. Heb je toch nog vragen of behoefte aan meer hulp? Het team van Marcel Huting staat voor je klaar en helpt je graag verder!
Over Marcel Huting
Marcel doet de administratie en boekhouding van uiteenlopende bedrijven en particulieren in heel Nederland. Hij kan je op weg helpen of de gehele boekhouding van je overnemen. Bekijk meer over Huting Belastingadvies & Administratie.
Meer handige tips voor duurzame ondernemers
- Bekijk ook: handig lijstje met belastingtips.
- Bekijk ook: de meest gemaakte fouten van ondernemers.
- Bekijk ook: winacties op Instagram. Dit zijn de regels!
Photo credits: Andrew Neel (Pexels).
