Ondernemen is opwindend. Het is afwisselend. En elke ochtend sta je op met nieuwe kansen in het verschiet. Nou ja bijna elke dag dan. Want je ontkomt niet aan het doen van je administratie. En dat is niet per se de meest opwindende klus. De enige oplossing: er heel handig in worden zodat het je minder tijd kost of het uitbesteden. Dit keer deel ik met mijn boekhouder Marcel Huting alles over factureren zodat elke ondernemer het snel in de vingers krijgt.
Eerste hulp bij factureren
In samenwerking met Huting Belastingadvies & Administratie
Toen ik begon met thegreenlist.nl als bedrijf, kreeg ik naast veel leuke samenwerkingen er ook een aardige boekhouding bij. En daarom heb ik vanaf het begin al hulp gezocht bij mijn boekhouder Marcel Huting. Hij helpt uiteenlopende ondernemers en particulieren bij hun administratie. Dit doet hij ook voor uiteenlopende creatieve ondernemers zoals bloggers, vloggers en influencers zoals ik. En daar schrijven wij nu al een tijdje over, want ook dat goed opzetten en onderhouden is een serieuze klus. We hebben een heel dossier met handige artikelen voor (startende) ondernemers opgebouwd. Je kunt deze artikelen bekijken in de rubriek Behind the scenes.
Het grappige is dat we tal van onderwerpen al behandeld hebben, maar bij zoiets basaals als factureren hebben we nog niet stilgestaan. Terwijl ik daar wel regelmatig vragen over krijg van collega-influencers. Want hoe stel je nou een factuur juist op? Wat moet je doen als er een geschil is of als de betalingstermijn is verstreken en je niet betaald bent? Of wat dacht je van factureren aan buitenlandse bedrijven wat ook regelmatig voorkomt in onze business? In dit artikel nemen we alles met je door zodat jij erna foutloos en supersnel aan de slag kunt en meer tijd overhoudt voor je ondernemersdroom. Factureren kun je leren dus. En die cursus begint nu!
Hoe maak je een ‘juiste’ factuur
Wist je dat een onjuist opgestelde factuur je duur kan komen te staan. In het ergste geval riskeer je een boete die kan oplopen tot € 5.514 per gebrek per factuur. Ook kan de btw-aftrek geweigerd worden of je factuur wordt gewoon helemaal niet voldaan. Nou daar ben je mooi klaar mee. Waar moet je opletten bij het opstellen en afhandelen van je factuur. Wil je weten of jouw factuur(template) aan alle eisen voldoet? De Belastingdienst heeft een handige checklist opgesteld.
Veel gemaakte fouten bij factureren
- Digitale factuur geadresseerd aan klant met een postadres (postbusnummer). Dit mag alleen als je ook het bezoekadres op de factuur vermeldt.
- Verkeerd btw-tarief. Voor contentwerkzaamheden hanteer je het hoog btw-tarief van 21%.
- Bij verlegging btw het btw-nummer van de afnemer niet vermelden. Dit moet je bijvoorbeeld altijd doen als je voor een buitenlandse opdrachtgever werkt.
- Geen goede omschrijving van de geleverde goederen of diensten.
Marcel Huting
Factuur sturen naar buitenland
Als contentmaker komt het regelmatig voor dat je wordt benaderd voor samenwerkingen met buitenlandse merken en PR-bureaus. Dat is geen probleem. Alleen je moet wel een paar dingen weten. Marcel: ‘Als je aan een buitenlandse afnemer een factuur stuurt dan mag je geen Nederlandse btw in rekening brengen, maar verleg je de btw naar de afnemer. Stel, je stuurt een factuur naar een Duitse afnemer. Jij vemeldt op jouw factuur btw verlegd naar… En op de puntjes komt het btw-nummer van de Duitse afnemer. De Duitse afnemer moet namelijk de btw die verlegd wordt afdragen in Duitsland en mag dan ook weer alle btw verrekenen als hij volledig btw plichtig is. Jij in Nederland vermeldt de omzet bij Levering en Diensten binnen de EU en jij moet een ICP opgave doen. Dan is het systeem weer sluitend. Binnen heel Europa wordt er zo gewerkt en wordt er gecontroleerd. De verlegging is ontstaan ter voorkoming van btw- fraude. Voor de rest is er geen verschil tussen een factuur binnen Nederland en een factuur binnen Europa.’
Factuur wordt maar niet betaald
Het komt weleens voor dat een bedrijf heel laat over de brug komt met een betaling. Gelukkig – afkloppen – is het bij mij nog nooit zover gekomen dat ik stappen moest ondernemen. Maar wat als? Ook hiervoor heeft Marcel een stappenplan: ‘Als de betalingstermijn is verstreken, stuur dan direct een betalingsherinnering. Meestal is er niets aan de hand. De mail kan niet zijn aangekomen of is in spam beland. En het is misschien raar om te zeggen, maar sommige bedrijven betalen pas een factuur als ze een betalingsherinnering ontvangen. Als ze hierna nog steeds niet betalen, dan is mijn advies om een aanmaning te sturen waarin je al iets minder aardig bent. En als er dan weer niet betaald wordt, dan is het tijd om de laatste aanmaning te sturen met dreiging om de vordering uit handen te geven en dat alle kosten en rente voor rekening van de afnemer komen. Hiervoor kun je een jurist inschakelen.’
Vind je het niet fijn om het zo ver te laten komen, dan kun je nog een andere en zachtere poging wagen. Marcel: ‘Wat ik zelf een mooie oplossing vind, is om de klant te bellen als er na de betalingsherinnering nog niet betaald is en dan vragen of ze niet tevreden zijn over jouw dienstverlening. Vaak bereik je met een goed gesprek ook overeenstemming. Lukt dat? Zorg dan wel dat je de mondeling gemaakte afspraken nog even bevestigd per mail.
Wat is een normale betaaltermijn: 14 of 30 dagen of…
‘Er is een wettelijke betalingstermijn voor bedrijven. De wettelijke betalingstermijn is 60 dagen. Er zijn wel een paar uitzonderingen, maar de meest gehanteerde betalingstermijn is nog steeds 30 dagen.’
Marcel Huting
Help! Wat te doen bij een geschil
Gelukkig heb ik dit ook nog nooit meegemaakt, maar het zou kunnen voorkomen dat een bedrijf niet wil betalen omdat ze niet tevreden zijn over de geleverde diensten. Dat is superlastig en daarom is het extra belangrijk om vooraf goede afspraken te maken. Het hebben van algemene voorwaarden is daarom belangrijk zodat je overeenstemming hebt over wat je levert en hoe je te werk gaat. Het is wel belangrijk om deze voorafgaand aan elke samenwerking te delen zodat bedrijven er kennis van kunnen nemen. Wil je hier meer over weten? Bekijk dan het artikel: juridische tips voor bloggers en content creators.
Credit nota versturen
Het kan natuurlijk voorkomen dat de afnemer niet tevreden is over je geleverde werk, dat je een fout hebt gemaakt op de factuur of dat er een andere reden is dat je hem of haar tegemoet wilt komen door korting te geven. In dat geval moet je een creditfactuur maken. Je gaat gewoon naar je boekhoudprogramma en dan maak je een creditnota. Het is eigenlijk dezelfde factuur alleen dan staat er geen FACTUUR op maar CREDITFACTUUR en vaak staat er een minteken voor de bedragen. Marcel: ‘Let wel op dat je het factuurnummer en factuurdatum van de originele factuur vermeldt en ook de reden waarom er een creditnota wordt uitgereikt.’
Ook bij barter-samenwerkingen schrijf je een factuur uit
Wat veel contentmakers niet weten, is dat je ook bij ruilhandel verplicht bent om een factuur uit te schrijven. Jij levert immers je diensten in ruil voor iets anders dan geld, bijvoorbeeld een reis of een mooi product. Die leuke dingen, maar ook jouw contentcreatie die je levert, hebben een waarde in het economische verkeer en daar moet btw over betaald worden. Doe je dat niet en de fiscus komt hierachter, dan riskeer je een flinke boete die kan oplopen tot € 5.514 euro. Dit geldt voor jou als contentmaker, maar net zo goed ook voor de organisatie die de producten of de persreis aanbiedt. Wil je hier meer over weten? Eerder schreven we hier een uitgebreid artikel over met verhelderende rekensom: gratis op persreis bestaat niet.
Ook hulp nodig bij factureren? Mail of bel Marcel!
Toen ik thegreenlist.nl als bedrijf inschreef bij de Kamer van Koophandel, besloot ik vrijwel meteen om mijn boekhouding en administratie uit te besteden. Ondersteuning vond ik bij het kantoor van Marcel Huting. Het geeft me zoveel rust en een goed gevoel dat mijn boekhouding door professionals en op een juiste manier wordt gedaan. Bekijk meer over Huting Belastingadvies & Administratie.
Over Marcel Huting
Marcel doet de administratie en boekhouding van uiteenlopende bedrijven en particulieren in heel Nederland. Hij kan je op weg helpen of de gehele boekhouding van je overnemen. Bekijk meer over Huting Belastingadvies & Administratie.
Photo credits: Anna Shvets (Pexels), Marcel Huting.
