Ook al is je bedrijf nog klein, je ontkomt er niet aan om op een gegeven moment een aantal zaken goed te regelen als ondernemer of zzp’er. In dit artikel delen we samen met boekhouder Marcel Huting en jurist Renate Verstraaten juridische tips voor ondernemers met ambitie. Want ook als je een eenmanszaak hebt, is het belangrijk om hier even naar te kijken.
Dit wil je goed regelen met je eenmanszaak
In samenwerking met Huting Belastingadvies & Administratie
Of je nu (digitale) producten verkoopt of in de dienstverlening zit, je ontkomt er op een gegeven moment niet aan om – net als elke ondernemer – een aantal juridische zaken goed te regelen. Renate Verstraaten van You and Me Legal heeft thegreenlist.nl geholpen bij deze belangrijke volgende stap. Renate: ‘Goede afspraken maken en richtlijnen opstellen, is niet vermoeiend of te formeel. Het is superbelangrijk en in het belang van alle partijen dat verwachtingen, rechten en plichten goed op papier staan. Het helpt juist om misverstanden te voorkomen. Marcel: ‘Helemaal mee eens en bovendien: in sommige gevallen ben je het zelfs wettelijk verplicht en voorkom je daarmee ook een boete van de Belastingdienst of de Autoriteit Persoonsgegevens.’
Juridische tips voor startende ondernemers
Aan welke juridische tips en documenten moet je denken? Renate: ‘Heldere werkwijzen over hoe je omgaat met persoonsgegevens en algemene voorwaarden voor de samenwerkingen die je hebt met partijen.’ We nemen het in dit artikel allemaal even met je door. Renate: ‘Wat je wilt vastleggen, hangt af van jouw persoonlijke situatie, wat voor jou belangrijk is en wat je grootste risico’s zijn. Daarom is even knippen en plakken uit documenten van je collega helemaal niet verstandig. Sterker nog, het mag ook niet. Het is wettelijk niet eens toegestaan.’
Privacyverklaring
Als je een eigen website hebt (grote kans als je ondernemer bent), dan ben je verplicht om een privacyverklaring op te stellen en deze te delen op je website. Dat komt omdat je persoonsgegevens van websitebezoekers verwerkt. Renate: ‘In je privacyverklaring leg je uit welke persoonsgegevens je verzamelt en wat je daarmee doet. Je beleid, dus wat je tijdens je werk met die gegevens doet, moet overeenstemmen met de verklaring op je website.’ Gelukkig helpt de Autoriteit Persoonsgegevens je ook daarbij. Op de website staat bijvoorbeeld ook een lijst met informatie die in de privacyverklaring moet staan. Heel handig!
Renate Verstraaten, jurist.
Renate: ‘Veel ondernemers denken dat ze met een privacyverklaring safe zitten. Dat ze daarmee aan alle privacyregels voldoen. Dat is niet het geval. Er komt meer bij kijken! Iedere ondernemer is verplicht om privacy van samenwerkingspartners te waarborgen. Denk aan gegevens van je klanten, leveranciers, werknemers, sollicitanten of andere samenwerkingspartners. De belangrijkste regels voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).’ Marcel: ‘Die regels gelden voor álle ondernemers en dus ook voor zzp’ers en hun eenmanszaak. Dat is soms best lastig.’ Wil je weten wat je exact moet doen om te voldoen aan de AVG, check dan de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar kunnen wel erg handig zijn als je samenwerkt met andere partijen. Ik heb voor thegreenlist.nl ook algemene voorwaarden op laten stellen voor de samenwerkingen die ik heb met duurzame bedrijven. Dit document heeft Renate voor mij opgesteld. Renate: ‘In de algemene voorwaarden zet je regels die gelden voor een samenwerking met jou. Je legt hierin zaken vast als de betalingstermijn, opzegtermijn, maar in het geval van thegreenlist.nl heb ik ook regels opgenomen over correctierondes (wat is dan wel en niet bij de prijs inbegrepen) en hoe ga je met elkaar om als een samenwerking ineens gecanceld wordt, terwijl je er wel al tijd in hebt gestoken en je misschien al content geschoten of geschreven hebt.’
Let op: als je algemene voorwaarden hebt, dan is het wel belangrijk dat je voorafgaand aan een samenwerking, je klant erop wijst dat deze voorwaarden van toepassing zijn. Wil je hier meer over weten? Op de website ondernemersplein.kvk.nl vind je handige informatie.
Disclaimer
Een disclaimer op je website is niet verplicht en heeft ook weinig juridische waarde. En toch kan het in het kader van transparantie goed zijn om er eentje op te stellen. Renate: ‘In je disclaimer informeer je bezoekers van je website over het gebruik van je site. Het is bijvoorbeeld een goede plek om je lezers te informeren over de inhoud van de website. Je kunt vermelden dat op alle teksten en foto’s auteursrecht rust en dat de content dus niet zonder toestemming (her)gebruikt mag worden. Je kunt meer vertellen over de inhoud van de website: hoe actueel is het, ben je een officiële instantie of is de website tot stand gekomen op basis van persoonlijke ervaring? En hoe kunnen lezers het verschil zien tussen redactionele content en reclames. Een disclaimer kan een mooie toevoeging zijn aan je privacyverklaring en algemene voorwaarden, maar het is geen overeenkomst en je kunt hier niets vastleggen over aansprakelijkheid.’
Overeenkomst van opdracht (OVO)
Met thegreenlist.nl ging ik op een gegeven moment een team vormen met mensen, denk aan redacteuren, fotografen, een websitebouwer en een vormgever. Dus heb ik Renate gevraagd om een overeenkomst van opdracht (OVO) op te stellen voor de freelancers die voor thegreenlist.nl werken. Renate: ‘Voor beide partijen is dit fijn: alle belangrijke afspraken over de samenwerking zoals de omschrijving van de werkzaamheden, de vergoeding, de looptijd van het project en aansprakelijkheid leg je eenmalig vast in deze overeenkomst die door beide partijen ondertekend wordt. Je kunt er ook bedrijfsspecifieke zaken in vastleggen. Zo heb ik in het geval van thegreenlist.nl ook de overdracht van auteursrecht opgenomen. Meer over auteursrechten en portretrecht lees je hier. Voor jou als opdrachtgever is het daarnaast prettig dat je een aantal zaken afdekt, namelijk dat je geen werkgever bent en er dus geen arbeidsrelatie is met arbeidsvoorwaarden waarop teruggevallen kan worden.
Marcel: ‘Deze overeenkomst met freelancers is echt belangrijk om goed te regelen. Als de Belastingdienst jouw overeenkomst aanmerkt als arbeidsovereenkomst, dan moet je achteraf sociale lasten betalen over de gewerkte uren van de freelancers in je team. Dat is een risico waar je niet op zit te wachten! Renate: ‘Dat risico kun je dus eenvoudig afdekken in een overeenkomst van opdracht. De Belastingdienst biedt daar ook zelf veel modelovereenkomsten voor aan die al zijn getoetst.’
Verzend- en retourbeleid
Heb je een webshop en lever je aan consumenten? Dan moet je dit weten! Als iemand iets bij je koopt, heeft jouw klant veertien dagen de tijd om van gedachten te veranderen. Dat betekent dat hij of zij het gekochte product mag terugsturen en dat jij het geld terugstort, ongeacht de reden. Als webwinkelier ben je verplicht om ervoor te zorgen dat je klanten weten dat ze dit recht hebben en dat ze weten hoe jij te werk gaat na het plaatsen van een order. Alle informatie over het aankoop- en retourproces vermeld je op je website, op een speciale pagina die goed vindbaar is voor je klanten. Als een klant binnen de retourtermijn iets terugstuurt, ben jij als winkel verplicht om het volledige aankoopbedrag terug te betalen, inclusief eventuele verzendkosten. Retourkosten moet je als webshophouder ook voor je rekening nemen, tenzij je in het verzend- en retourbeleid hebt aangegeven dat dit voor rekening van de koper is. Wil je meer weten wat er allemaal in het verzend- en retourbeleid moet staan. Over verzenden en retourneren hebben we samen met Renate een apart artikel gewijd!
Juridische tips voor ondernemers
Heb je naar aanleiding van deze juridische tips boekhoudkundige vragen of wil je deze stukken laten opstellen voor Renate of een andere jurist? Het team van Marcel Huting staat voor je klaar en helpt je graag verder!
Meer tips en hulp nodig?
Misschien ben je al een tijdje aan het ondernemen, of wellicht staat je initiatief nog in de kinderschoenen. Hoe dan ook, met de gids voor startende ondernemers helpen we je graag op weg met de administratieve kant, zodat jij kunt doen waar jij goed in bent: van jouw idee een succes maken! Want zeg nou zelf, het is toch een lekker idee als de administratieve basis helemaal op orde is. Met behulp van deze gids heb jij alles in handen om de boekhouding van je bedrijf goed in te richten, goeie gewoontes aan te leren en we delen als bonus ook nog hoe je het ondernemen een tikkie bewuster kunt doen. We got you!
Voor 13,50 euro heb je deze lifesaver rechtstreeks in je inbox en zo dus op je tablet of mobiele telefoon! Bestel de gids voor startende ondernemers in onze webshop!
Over Marcel Huting
Marcel doet de administratie en boekhouding van uiteenlopende bedrijven en particulieren in heel Nederland. Hij kan je op weg helpen of de gehele boekhouding van je overnemen. Bekijk meer over Huting Belastingadvies & Administratie.
Photo credits hoofdbeeld: Anna Nekrashevich (Pexels).
