Bij thegreenlist.nl schrijven we ook graag over duurzaam ondernemen. Dit keer duiken we in de btw-aangifte. Dit is waarschijnlijk niet je favoriete bezigheid als duurzame ondernemer, en toch is het belangrijk dat je dit zorgvuldig doet. In dit artikel delen we samen met boekhouder Marcel Huting tips wat je kunt doen om je boekhouding op orde te houden en de kwartaalafsluiting, je btw-aangifte, makkelijker te maken. Het geheim: structuur en regelmaat. We laten je zien hoe je dit doet!
Je btw-aangifte
In samenwerking met Huting Belastingadvies & Administratie
Als ondernemer moet je vier keer per jaar je btw-aangifte doen om te kijken hoeveel omzetbelasting je de Belastingdienst verschuldigd bent. Of misschien krijg je wel geld terug als je veel kosten hebt gemaakt. Dit noem je de kwartaalafsluiting. Naast je btw-aangifte heb je als ondernemer één keer per jaar te maken met inkomstenbelasting. Verder betaal je jaarlijks een bijdrage aan de zorgverzekeringswet (dit is een percentage van je winst). Wil je hier meer over weten, bekijk dan de boekhoudtips die we eerder deelden. In dit artikel gaan we met Marcel dieper in op je wekelijkse administratie, zodat die btw-aangifte elk kwartaal niet een hele hijs wordt.
Hoe zat het ook al weer met btw?
We noemen het steeds: btw. Maar waar staat deze afkorting ook alweer voor? Poeh, die economie les lijkt ineens heel lang geleden… Btw staat voor Belasting Toegevoegde Waarde. Het is een belasting op de goederen (en diensten) die je koopt. Iedereen betaalt btw, kijk maar eens op je bonnetjes. Alleen ondernemers mogen de door hen betaalde btw terugvragen van de Belastingdienst, dit om dubbele belastingen en dus het stapelen van btw te voorkomen. In Nederland rekenen met we met een hoog en een laag belastingtarief. Het hoge tarief is 21% en het lage tarief is 9%. Over de meeste goederen en diensten reken je 21% btw. Het lage btw-tarief geldt alleen voor goederen en diensten die worden gezien als primair noodzakelijk zoals voeding, reparaties, openbaar vervoer, de kapper, medicijnen en tot 2026 ook voor boeken en tijdschriften. Welk btw-tarief voor jouw bedrijf geldt, kun je terugvinden op de website van de Belastingdienst.
Je kwartaalafsluiting een makkie
Je administratie bijhouden blijft, ook als je een boekhouder hebt, tijd van je vragen. En toch kun je met een paar goeie gewoontes het jezelf – en je boekhouder – een stuk makkelijker maken. Reserveer een halfuurtje tot een uurtje per week hiervoor en je kwartaalafsluiting is zó gepiept!
- Wekelijks doen: betaal en verstuur facturen, upload alle kosten in je boekhoudsysteem en verwerk ze op de juiste kostenrekening, houd een urenregistratie bij (in het geval van aanspraak op zelfstandigenaftrek), noteer de gereden kilometers, je zakelijke ritten met het openbaar vervoer en beantwoord belangrijke post/mails. Op deze manier heb je nooit achterstanden.
- Denk aan het milieu bij het digitaliseren van je administratie. Maak bestanden zo klein mogelijk voor je ze opslaat in de cloud of uploadt in je boekhoudsysteem. Om alle datacenters te laten draaien, is ontzettend veel energie en water nodig. Hoe minder zware bestanden, hoe minder beslag je legt op de servers. Meer goeie werkgewoontes lees je in dit artikel.
- Je digitale agenda bijhouden is ook een belangrijke taak, want bij een controle wil de Belastingdienst jouw agenda bijna altijd inzien. Heb je een papieren agenda? Bewaar ‘m dan ook minstens zeven jaar!
- Maak aantekeningen op bonnen en facturen. Ga je zakelijk lunchen, zet er dan op met wie je hebt geluncht en waarvoor het was. Jij moet altijd kunnen aantonen dat een uitgave zakelijk is.
- Check altijd de facturen die je krijgt. Als hier meer dan één fout op staat, dan kan de fiscus de aftrek van de btw weigeren. Vraag dus altijd direct om een nieuwe, gecorrigeerde factuur als je een fout spot. Meer over factureren lees je in dit artikel.
- Heb je zakelijke uitgaven die hoger zijn dan honderd euro? Dan moet je om een factuur op naam vragen, want dan is een kassabon niet meer voldoende om de betaalde btw terug te mogen vragen.
- Heb je online een zakelijke aankoop gedaan, dan moet je ook de mail bewaren horend bij de digitale factuur. Je bent verplicht om je bonnen zeven jaar te bewaren. Dit geldt voor de originele papieren bonnen en digitale bonnen (en de bijbehorende mail dus). Meer over zakelijke kosten lees je in dit artikel.
- Als je met zzp’ers samenwerkt die facturen zonder btw uitreiken (bijvoorbeeld omdat ze onder de KOR vallen of geen ondernemer zijn), dan moet je deze betalingen doorgeven aan de Belastingdienst. Zorg ervoor dat je hun geboortedatum, NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats) en hun bankrekeningnummer hebt, want ook die gegevens moet je doorgeven aan de Belastingdienst. Dat mag maandelijks of na afloop van een jaar (uiterlijk voor 1 februari).
Meer boekhoudtips en hulp nodig?
Misschien ben je al een tijdje aan het ondernemen, of wellicht staat je initiatief nog in de kinderschoenen. Hoe dan ook, met de gids voor startende ondernemers helpen we je graag op weg met de administratieve kant, zodat jij kunt doen waar jij goed in bent: van jouw idee een succes maken! Want zeg nou zelf, het is toch een lekker idee als de administratieve basis helemaal op orde is. Met behulp van deze gids heb jij alles in handen om de boekhouding van je bedrijf goed in te richten, goeie gewoontes aan te leren en we delen als bonus ook nog hoe je het ondernemen een tikkie bewuster kunt doen. We got you!
Voor 13,50 euro heb je deze lifesaver rechtstreeks in je inbox en zo dus op je tablet of mobiele telefoon! Bestel de gids voor startende ondernemers in onze webshop!
Over Marcel Huting
Marcel doet de administratie en boekhouding van uiteenlopende bedrijven en particulieren in heel Nederland. Hij kan je op weg helpen of de gehele boekhouding van je overnemen. Bekijk meer over Huting Belastingadvies & Administratie.
Photo credits hoofdbeeld: Taryn Elliott (Pexels).
