‘Nog 21.987 ongelezen e-mails’. Pfff… Het lijkt wel dweilen met de kraan open: het bijhouden en opruimen van je mailbox! In deze snelle digitale tijd raakt je mailbox al snel overvol met nieuwsbrieven, updates van bezorgdiensten, promoties, spam en andere ongelezen e-mails. Je zou er bijna moedeloos van worden. En toch is er hoop! In dit artikel delen we snelle tips om je mailbox binnen een half uur op orde te krijgen. En nee, je hoeft echt niet pagina voor pagina alles aan te vinken en te verwijderen. Wij hebben slimme tips voor bulkacties!
De milieu-impact van je mailbox
Bij opruimen denk je in eerste instantie vast aan al die fysieke spullen in je huis, maar digitaal maak je ook een hele hoop rommel. Neem nou die mailbox. Al die mailtjes – helemaal mails met grote bijlagen – nemen ruimte in beslag. En voor die ruimte in de cloud moeten datacenters heel hard werken. En die datacenters gebruiken weer veel energie en water. En zo draag je met al je digitale bezittingen ook bij aan de opwarming van de aarde.
Dat onze digitale bezittingen geen kattenpis zijn, blijkt ook uit diverse onderzoeken. Zo bleek uit onderzoek van Lancaster University dat alle gadgets, internetgebruik en dataverkeer samen verantwoordelijk zijn voor 3,7% van de wereldwijde CO2-uitstoot. En telecombedrijf XS4ALL rekende voor Trouw uit dat we wereldwijd per dag zo’n 250 biljoen (FYI: 1 biljoen = 12 nullen) mailtjes versturen, wat gelijk staat aan de CO2-uitstoot van Japan. Kortom, niet alleen voor je eigen gemoedsrust is een opgeruimde mailbox fijn, ook de planeet heeft er wat aan. Dus aan de slag met het opruimen van je mailbox.
Aan de slag: je mailbox opschonen in 30 minuten
- Zoek in je inbox op ‘unsubscribe’ en ‘uitschrijven’. Begin met het zoeken naar e-mails met de termen ‘unsubscribe’ en ‘uitschrijven’. Dit toont alle nieuwsbrieven en marketingmails. Selecteer deze e-mails en verwijder ze in bulk. Dat schiet lekker op!
- Doe dit ook voor andere zoekwoorden zoals ‘klantenservice’, ‘afspraakbevestiging’, ‘herinnering’, ‘PostNL’, ‘DHL’, ‘Vinted’ en wellicht heb jij nog meer ideeën voor zoekwoorden die handige hits opleveren.
- De volgende grote bulkactie doe je door op ‘unread’ en ‘ongelezen e-mails’ te zoeken. Deze e-mails waren blijkbaar niet belangrijk genoeg om te openen, dus verwijder ze nu. Eventueel kun je de ongelezen mails van de afgelopen drie maanden nog even scannen om zeker te weten dat je niets belangrijks over het hoofd hebt gezien.
- Verwijder vervolgens e-mails in de map ‘Promotions’ en ‘Spam’.
- Zoek op e-mails met grote, zware bijlagen die veel ruimte innemen. Sla alleen de bijlagen op die belangrijk zijn en de rest verwijder je ook. Ook op e-mails met (zware) bijlagen kun je filteren.
- Vergeet de prullenbak niet te legen om écht de ruimte vrij te maken!
- Bonustip: elke keer als je een nieuwsbrief ontvangt die je niet interessant vindt of waar je niet om gevraagd hebt, verwijder deze dan direct, dubbelcheck of je alle nieuwsbrieven van deze afzender al hebt verwijderd – zo niet, verwijder dan de hele buts door op de afzender te zoeken – en schrijf je uit voor toekomstige nieuwsbrieven. Zo voorkom je dat je inbox opnieuw volstroomt met onnodige e-mails!
Sommige mensen zweren erbij om belangrijke mails in gedetailleerde mapjes te plaatsen. Het maken van mapjes kan zeker handig zijn, maar maak er geen tijdrovende studie van om tig mapjes te maken. Uiteindelijk is de zoekfunctie van je mailbox zo goed dat je belangrijke mails toch wel makkelijk terug zult vinden, zolang je deze maar niet verwijderd!
Let op: voor je werk moet je sommige mails bewaren!
Gooi niet zomaar alle mails weg uit je zakelijke inbox! Voor bedrijven en zelfstandigen geldt namelijk een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar, ook voor mails! Voor je werk als zzp’er of ondernemer krijg je dagelijks tientallen mails. Welke moet je bewaren? Boekhouder Marcel Huting: ‘E-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op je bedrijfsvoering, horen net zo goed bij je administratie als je bonnetjes en facturen. Denk bijvoorbeeld aan e-mails over zakelijke afspraken, e-mails met een factuur of andere belangrijke aantekeningen. Hier geldt dus de bewaarplicht. Bewaar facturen altijd in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. Je moet een elektronische factuur dus bewaren als bestand. Uiteraard kun je zo’n factuur voor eigen doeleinden printen, maar het oorspronkelijke bestand en email moeten wel blijven bestaan.’ Meer boekhoudtips van Marcel vind je in dit artikel!
Je mailbox opruimen in 30 minuten!
Een opgeruimde mailbox is binnen handbereik met deze simpele stappen. Zet een lekker muziek of je favoriete podcast op en ga aan de slag met deze grote schoonmaakactie. Klaar? Maak een wekelijkse agenda-item van het opschonen van je mailbox, zo is het elke week hooguit vijf minuten werk en houd je je hoofd en de planeet een stuk schoner!
Eerder schreven we ook al een artikel met tips om je foto- en videocloud op orde te krijgen. Heb je dat nog niet gedaan, dan is de tip om hiermee te starten. Zeer waarschijnlijk is deze cloudopslag nog véél groter dan je mailbox. Succes ermee. Of moeten we sterkte zeggen?
Meer tips van thegreenlist.nl
- Lees ook: vijf tips voor duurzamer internetten.
- Lees ook: zo verklein je de voetafdruk van je smartphone.
- Lees ook: WhatsApp opruimen: zo maak je ruimte vrij!
Bronnen: BBC, Trouw. Photo credits: hoofdbeeld: Daniel Snipes (Pexels).
