‘Wil je gratis bij ons overnachten in ruil voor een leuke (blog)post?’ Dit verzoek was mijn stoutste influencersdroom. En met het bereiken van tienduizend volgers op Instagram kwam deze droom begin dit jaar ook uit. En een aantal keer ook! Maar inmiddels weet ik dat dit veel belovende mailtje ook best wel vaak een dooie mus kan betekenen. Het aanbod van de persreis is wel serieus, maar de administratieve afhandeling ervan niet. En daar te licht mee omgaan kan je heel duur te komen staan bij de Belastingdienst. Heb jij je ruilhandel en barter-samenwerkingen wel goed in de boeken staan?
ZO VOORKOM JE EEN BOETE VAN DE BELASTINGDIENST
In samenwerking met Huting Belastingadvies & Administratie
Samen met mijn boekhouder Marcel Huting deel ik tips voor het opzetten van een goede, duurzame boekhouding als contentmaker. Zijn motto: “Je kunt niet ondernemen als je de belastingregels niet serieus neemt”. In deze blogpost gaan we het hebben over persreizen, wat een vorm van ruilhandel is. En ruilhandel kom je als ondernemer waarschijnlijk wel vaker tegen, wellicht in een andere vorm dan een persreis in ruil voor content.
De kern is dat er goederen (of diensten) worden geruild zonder tussenkomst van geld dus. Deze manier van samenwerken bestaat al eeuwen. Het wordt ook wel een ‘barter-samenwerking’ of ‘barteren’ genoemd. Ook dan zijn deze regels van toepassing. Het niet (goed) administreren van deze vormen van samenwerking kan je een flinke boete opleveren.
IK GA OP PERSREIS EN IK NEEM MEE…MIJN BOEKHOUDER
Sinds ik officieel een bedrijf heb en die magische grens van 10k volgers ben gepasseerd, krijg ik regelmatig toffe uitnodigingen om Nederlandse vakantieparken, glampings en hotels te testen in ruil voor content. Welke contentmaker wil dat nou niet: je leven vastleggen (wat je toch al deed) terwijl je in ruil daarvoor allerlei bijzondere (vaak exclusieve) avonturen mag beleven. Omdat wij als duurzaam gezin een missie hebben om Nederland te herontdekken sta ik doorgaans te popelen om meteen volmondig ja te zeggen op deze bijzondere uitnodigingen.
Maar gesteund (en geïnformeerd) door mijn boekhouder heb ik altijd één voorwaarde: bij een barter-samenwerking (ruilhandel) hoort een administratieve handeling van beide partijen om ervoor te zorgen dat de fiscus geen omzetbelasting (btw) misloopt. Marcel: “Ruilhandel bestaat al eeuwen. Ik verbaas me er daarom over dat in de influencer marketing en journalistieke branche de juiste administratie ervan zo onbekend is. Misschien weten de bedrijven het wel, maar hebben ze geen zin in de administratieve handeling. Dat kan niet alleen de influencer, maar ook hen duur komen te staan bij een controle van de fiscus.”
NIET MOEILIJK, WEL BELANGRIJK: DE ADMINISTRATIE VAN EEN BARTER-SAMENWERKING
Om beter te begrijpen waar we het over hebben, legt Marcel het in een versimpeld rekenvoorbeeld uit: Stel je krijgt een gratis persreis aangeboden. In ruil voor een gratis verblijf maakt een influencer of journalist content. Stel deze vakantie heeft een waarde van 1.000 euro. Dan ziet de Belastingdienst dat als inkomen in natura en daarover moet omzetbelasting (btw) betaald worden aan de Belastingdienst. Om deze samenwerking met gesloten beurs goed in de boeken te krijgen moet het volgende gebeuren:
- Het vakantiepark stelt een factuur op voor de vakantie: 1.000 euro + het geldende btw-tarief (voor vakanties is dat 9%).
- De blogger stelt ook een factuur op voor de te leveren diensten. Omdat het een barter-afspraak is (en de wens is om de samenwerking met gesloten beurs te doen) dienen beide bedragen gelijk te zijn. In het geval van het voorbeeld stel je als contentmaker een factuur op van 1.000 euro + jouw btw-tarief (21% ). Doordat de bedragen ex. btw hetzelfde zijn, is er voor beide partijen geen gevolgen voor de inkomstenbelasting (netto winst is 0 euro).
- Beide partijen dragen netjes btw af aan de Belastingdienst, en de btw die ze aan elkaar betalen kan weer bij de btw-aangifte worden verrekend.
‘GEKKE SITUATIE’: VAKANTIEPARK BIEDT PERSREIS AAN, MAAR WIL GEEN BELASTING AFDRAGEN
Die persreis, maar ook de contentcreatie die je in ruil hiervoor levert, hebben een waarde in het economische verkeer en daar moet btw over betaald worden. Doe je dat niet en de fiscus komt hierachter, dan riskeer je een flinke boete die kan oplopen tot 5.278 euro. Dit geldt voor jou als contentmaker, maar net zo goed ook voor de (reis)organisatie die de persreis aanbiedt. Alleen het gekke is: de vakantieparken, hotels en PR-bureaus die mij benaderen menen deze regels soms niet te kennen en zijn in sommige gevallen zelfs niet eens bereid om het te administreren als ik hen op de regels wijs.
Marcel gaat verder: “Ik vind dit een gekke situatie om eerlijk te zijn. Maar ook dan ligt de verantwoordelijk om het goed te administreren nog steeds bij jou als ondernemer. In dat geval is het belangrijk dat jij wel een factuur uitreikt en btw afdraagt. In het voorbeeld van de persreis van 1.000 euro zal jij 21% van de som moeten afdragen aan de Belastingdienst (in het geval van het voorbeeld: 210 euro dus). “In deze situatie betekent dat een persreisje nooit helemaal gratis is.”
Saillant detail: Marcel en ik hebben ook een barter-samenwerking. Ik schrijf hoe het is om te boekhouden bij hem in ruil voor administratieve ondersteuning. En uiteraard hebben we hier beiden netjes een factuur voor opgesteld en uitgereikt aan elkaar.
BOEKHOUDEN IS EEN VAK
Wie mij persoonlijk kent, weet: ik ben niet van het halve werk. Ik doe dingen graag goed en grondig. Dus toen ik begin dit jaar besloot thegreenlist.nl in te schrijven als eenmanszaak bij de Kamer van Koophandel, heb ik meteen als allereerste de expertise van een boekhouder gezocht. Ik wist op dat moment nog niet wat ik zou gaan verdienen met mijn bedrijf, maar dan was dat in ieder geval maar alvast goed geregeld. Ik slaap een stuk lekkerder en onderneem met meer plezier omdat ik weet dat ik altijd op advies en hulp van mijn boekhouder kan rekenen.
HULP BIJ BOEKHOUDING
Die zoektocht naar een boekhouder was niet per se makkelijk, want naast een persoonlijke klik is influencer marketing toch best wel een aparte business. Na veel rondvragen en -bellen ben ik viavia (zoals dat gaat) bij Marcel’s kantoor uitgekomen.
Over Marcel Huting
Marcel doet de administratie en boekhouding van uiteenlopende bedrijven en particulieren in heel Nederland. Hij kan je op weg helpen of de gehele boekhouding van je overnemen. Bekijk meer over Huting Belastingadvies & Administratie.
Meer handige boekhoudtips van Marcel en thegreenlist.nl?
- Bekijk ook: Winacties opzetten, dit zijn de regels.
