Je springt een gat in de lucht: je hebt als contentmaker steeds vaker betaalde opdrachten en dus is het tijd om je in te schrijven als zelfstandig ondernemer bij de Kamer van Koophandel. Dat is absoluut een champagnemomentje waard. Maar oef, die administratie die bij het ondernemerschap komt kijken is ook niet gering. Wat zijn de eerste dingen waaraan je moet denken bij het opzetten van je administratie? Samen met mijn boekhouder Marcel Huting bied ik eerste hulp bij boekhouden voor bloggers en influencers.
Help je bent nu een ondernemer
In samenwerking met Huting Belastingadvies & Administratie
Kijk, ik zal er niet over liegen. Ik vond het echt een gigantische stap om in het ondernemersbootje te stappen. Ik was door zoveel mensen gewaarschuwd: ‘die administratie is niet mis en als je er weinig kaas van hebt gegeten, dan ligt fouten maken op de loer en dat kan weer serieuze consequenties hebben’ (in het ergste geval boetes van de Belastingdienst). Dus besloot ik vrij snel dat ik mijn boekhouding niet alleen wilde doen. Via via zoals dat meestal gaat, ben ik bij Marcel Huting terechtgekomen. Het klikte meteen en sindsdien werken we samen: hij helpt mij met mijn administratie, ‘on the job’ leert hij mij dingen bij en daar schrijf ik dan weer over in deze ‘achter de schermen’ rubriek.
Je boekhouding inrichten
Als ik terug kijk op mijn start, dan is het belangrijk om mensen om je heen te verzamelen die er verstand van hebben. Al is het alleen maar om de belangrijkste vragen te beantwoorden en alles goed in te richten. Pas dan kun je beter inschatten of je dit zelf kunt of dat je meer hulp nodig hebt. Ik vond helemaal in het begin hulp bij mijn vader en een (aangetrouwde) neef. Zij konden mij enorm goed op weg helpen, maar het werd mij wel duidelijk dat ik het niet alleen kon en wilde doen. Ik vond het toch wel erg ingewikkeld, kende de regels onvoldoende en tijd om me hierin te verdiepen met een startend bedrijf had ik ook niet. En daarom besloot ik dus toch om op zoek te gaan naar een boekhouder. Dat gaf mij rust en het is de beste beslissing ooit geweest.
Je boekhouder kiezen
Je kunt een boekhouder kiezen die alles van je overneemt. Dat is natuurlijk heel relaxt, maar daar hangt ook een prijskaartje aan. Een hybride vorm waar ik uiteindelijk voor heb gekozen, behoort natuurlijk ook tot de opties. En ik denk dat juist dit model perfect is voor creatieve ondernemers zoals bloggers, vloggers, influencers en freelance journalisten. Je houdt de kosten binnen de perken en je steekt er ook nog wat van op. Ik heb veel van Marcel en de collega’s op zijn kantoor geleerd.
Eerste hulp bij boekhouden
Marcel Huting: ‘Of je nou je boekhouding zelf, door een familielid of door een boekhouder laat doen, het is sowieso belangrijk dat je een aantal zaken goed inricht en dat je jezelf een aantal gewoontes aanleert. Je administratie bijhouden blijft, ook als je een boekhouder hebt, tijd van je vragen. Maar met als je aan onderstaande tips denkt, dan kost het je hooguit een halfuurtje tot uurtje per week (en je kwartaalafsluiting is ook zo gepiept).’
- Neem een zakelijke rekening op naam van je bedrijf. Een privérekening zakelijk gebruiken mag hoogstwaarschijnlijk niet van je bank. Bovendien is het wel zo overzichtelijk om je geldstromen te scheiden (ook voor je boekhouder). Eerder schreven we hier ook al over.
- Kies voor een boekhoudsysteem waarmee je een bankkoppeling kunt leggen, ook dit is handig en scheelt jou (en je boekhouder) tijd.
- Maak een template voor een factuur die je vervolgens altijd kunt gebruiken. Laat dit template even checken door een boekhouder (of een kennis die er verstand van heeft). Ook voor het template van facturen gelden regels en ook hier kun je een boete voor krijgen als het niet juist is gedaan. Meer weten over factureren? In dit artikel lees je er alles over.
- Werk je samen met merken of PR-bureaus in het buitenland? Dan moet je bij de facturatie de btw verleggen.
- Lees alle (digitale) post zodra je het ontvangt of plan daar wekelijks een moment voor in. Kom ook meteen in actie: maak de betaling in orde, sla het document op in de juiste (digitale) map en beantwoordt de brief/e-mail als dat nodig is. Als je te lang wacht, dan stapelt dit werk zich alleen maar op. Bovendien loop je het risico dat je de betalingen vergeet. Dan krijg je weer betalingsherinneringen en moet je weer uitzoeken of dat klopt. Dat kost allemaal weer extra tijd.
- Houd wekelijks je administratie bij. Dit kost je elke week hooguit een uurtje. Betaal of schrijf alle facturen uit, houd een urenregistratie bij, noteer de gereden kilometers, je gemaakte kosten, et cetera. Op deze manier heb je nooit achterstanden en is de kwartaalafsluiting een makkie.
- Je digitale agenda bijhouden is ook een belangrijke taak, want bij een controle wil de Belastingdienst jouw agenda bijna altijd inzien.
- Maak aantekeningen op bonnen en facturen. Ga je zakelijk lunchen zet er dan op met wie je hebt geluncht en waarvoor het was. Jij moet altijd kunnen aantonen dat een uitgave zakelijk is. Als blogger of influencer heb je natuurlijk altijd de content of je foto- en videoarchief nog als bewijs.
Eerste hulp bij boekhouden! Zie je het even niet meer zitten? Bedenk dan dat je door je bedrijf (en indirect dus ook door de administratie) zo’n leuk werk hebt ;).
- Digitaliseer je bonnen en zet ze in de cloud. Maak de afbeelding zo klein mogelijk in verband met de milieubelasting van al die data in cloud. Je bent verplicht om je bonnen zeven jaar te bewaren. Dit geldt voor de originele papieren bonnen, maar ook de originele mail horend bij een digitale factuur moet je ook bewaren.
- Als je met zzp-ers samenwerkt die facturen zonder btw uitreiken (bijvoorbeeld omdat ze onder de KOR vallen of geen ondernemer zijn), dan moet je deze betalingen doorgeven aan de Belastingdienst. Zorg er daarom dus voor dat je hun geboortedatum, NAW-gegevens en hun bankrekening hebt, want ook die gegevens moet je doorgeven aan de Belastingdienst. Dat mag maandelijks of na afloop van een jaar (uiterlijk oor 1 februari).
- Heb je geen boekhouder en dus geen dashboard? Houd dan in Excel al je kosten bij en ook wat er al bevestigd is aan opdrachten. Vervolgens kun je ook met een kleurensysteem bijhouden wat de status van een betaling is: oranje betekent dat de factuur is verstuurd en groen betekent dat de betaling binnen is.
- Verdiep je in de regels van je werkveld. Zo krijg je als ondernemende blogger of influencer ook te maken met allerlei juridische regels en regels omtrent het opzetten van winacties (dit zijn promotionele kansspelen). Wil je hier meer over weten? Bekijk dan de juridische tips die we eerder deelden in samenwerking met jurist Renate Verstraaten.
Over Marcel Huting
Marcel doet de administratie en boekhouding van uiteenlopende bedrijven en particulieren in heel Nederland. Hij kan je op weg helpen of de gehele boekhouding van je overnemen. Bekijk meer over Huting Belastingadvies & Administratie.
Photo credits: Peter Olexa (Pexels), thegreenlist.nl, Marcel Huting.
