Bloggers en influencers die geld verdienen met samenwerkingen zullen op een gegeven moment de stap moeten maken naar het ondernemerschap. Leuk en spannend, maar met het starten van een eenmanszaak komt ook administratie kijken. In samenwerking met mijn boekhouder Marcel Huting deel ik in deze blogpost de meest gemaakte boekhoudfouten en hoe je deze kunt voorkomen.
Samen met mijn boekhouder MARCEL HUTING deel ik tips voor het opzetten van een goede, duurzame boekhouding als blogger. Zijn motto: ‘je kunt niet ondernemen als je de belastingregels niet serieus neemt’. In deze blogpost gaan we het hebben over de meest gemaakte boekhoudfouten van startende ondernemers.
BOEKHOUDFOUTEN VOORKOMEN
In samenwerking met Huting Belastingadvies & Administratie
1. JEZELF OVERSCHATTEN: ‘MET BOEKHOUDPAKKET KAN IK HET WEL ZELF’
Als je net in het ondernemersbootje bent gestapt, wil je je kosten natuurlijk zo laag mogelijk houden. Je eerste verdiende centen uitgeven aan een boekhouder is niet per se waarop je zit te wachten en dus dacht ik (waarschijnlijk net als de meeste startende professionele bloggers) dat ik er met behulp van een boekhoudpakket ook wel zelf uit moest komen. Dat heb ik zwaar onderschat. Het opzetten, maar ook het juist doen van je administratie is een vak en kost ook veel tijd. Je moet wel heel zeker van je zaak zijn om het alleen te doen, want onzorgvuldigheid en boekhoudfouten maken kunnen je een flinke boete opleveren bij een controle van de fiscus. Om die reden heb ik er dus voor gekozen om mij wél te laten helpen.
Een boekhouder in de arm nemen levert mij veel tijd op en het geeft mij rust dat ik weet dat mijn boekhouding op orde is. Mijn boekhouder is op de hoogte van alle laatste regels en voordelen. Marcel: ‘Zoals de zelfstandigenaftrek, de startersregeling, de investeringsaftrek, het toepassen van de mogelijkheid om willekeurig af te schrijven (de eerste drie jaar mag je kiezen schrijf ik veel af of weinig of juist helemaal niet) en eventueel meewerkbeloning of meewerkaftrek toepassen als de partner in de onderneming meewerkt.’
2. UITSTELGEDRAG: JE BTW-ADMINISTRATIE VOORUIT SCHUIVEN
Elke week besteed ik maximaal een uur aan mijn administratie. In dat uur schrijf ik facturen uit, doe ik mijn urenregistratie voor de Belastingdienst (gewoon in een Excel) en ik lever kopietjes van mijn uitgaven aan bij mijn boekhouder die ze voor mij verwerkt (ik kan dit iedereen van harte aanbevelen). Een enkele keer mail ik hem nog met een lastige vraag, maar verder heb ik er geen omkijken naar. Stel, ik zou dat uur per week niet pakken en alles opsparen voor het einde van mijn kwartaal. Dat betekent dat ik alleen al bijna 13 uur (= bijna 2 werkdagen bezig zou zijn met mijn deel). En als ik geen boekhouder zou hebben, dan zou ik ook nog kwijt tijd zijn om antwoorden te vinden op die lastige vragen plus al zijn werk nog moeten doen, namelijk de aangifte zelf. En aangezien ik weinig kennis heb van belastingthematiek zou mij dat nog dagen werk (en heel veel stress) kosten. Marcel: ‘En hierdoor laat je dus geld liggen. Doordat je achteraf veel werk moet verzetten en er stress komt van de btw deadline, laten ondernemers btw of aftrekposten liggen, zonde!’
3. TE WEINIG GELD OPZIJZETTEN VOOR INKOMSTENBELASTING
Marcel komt ook vaak tegen dat startende ondernemers te weinig rekening houden met de inkomstenbelasting die aan het einde van het jaar betaald moet worden. Marcel: ‘Houd er rekening mee dat een derde van je omzet nog moet worden afgedragen aan de Belastingdienst. Want naast de inkomstenbelasting draag je als zelfstandig ondernemer ook een bijdrage Zorgverzekeringswet af aan de Belastingdienst. De aanslagen komen altijd op een verkeerd moment. Nog beter is om al in het lopende jaar voorlopige aanslagen op te laten leggen, want dan bent je altijd bij en kom je eigenlijk nooit voor verrassingen te staan en voorkom je boekhoudfouten. En mocht je na het boekjaar na 1 juli de aangifte pas indienen dan rekent de Belastingdienst ook nog eens rente!’
4. DE MEEST GEMAAKTE FACTURATIEFOUTEN
Het lijkt best makkelijk. Je zoekt online een voorbeeldfactuur op en je bouwt er eentje na in Word. Maar helaas ben je er dan niet, juist dan liggen boekhoudfouten op de loer. Marcel zet de meest gemaakte facturatiefouten op een rij:
- Contentmakers zullen ook benaderd worden door buitenlandse merken die met hun product de Nederlandse markt willen veroveren. In dat geval moet de factuur zo opgesteld zijn dat de btw verlegd kan worden. Dus vraag altijd het btw–nummer van jouw opdrachtgever en vermeld dat ook op de factuur.
- Doe je een zakelijke uitgave in een winkel? Voor uitgaven tot 100 euro geldt de kassabon als bewijs voor de belastingdienst. Bij uitgaven boven de 100 euro moet je een factuur aan de leverancier vragen, want anders mag je de btw niet terugvragen.
- Factuurvereisten niet correct weergeven, denk aan noemen vrijstelling btw als er activiteiten zijn die btw zijn vrijgesteld, het niet duidelijke omschrijven van de verleende diensten c.q. geleverde goederen, onjuiste datum gebruiken (een digitale factuur moet de datum van verzending hebben en geen oudere datum) of een onjuiste adressering gebruiken (op een digitale factuur mag je geen postbusnummer van de opdrachtgever vermelden maar moet je het bezoekadres vermelden).
Meer weten over factureren? In dit artikel lees je er alles over.
5. PRIVÉ EN ZAKELIJKE GELDSTROMEN DOOR ELKAAR LATEN LOPEN
Veel ondernemers gebruiken hun zakelijke pinpas ook voor privé-uitgaven en dat vinden boekhouders niet fijn. Marcel: ‘Dit is echt een klassieke boekhoudfout. Beter kun je elke maand of week een bedrag naar jouw privébankrekening overmaken en via die bank dan privé-uitgaven pinnen. Waarom denk je nu? Omdat de boekhouder wel al die mutaties moet verwerken, dus de kosten van de boekhouder stijgen hierdoor. Want naast de extra te verwerken mutaties, kan een pinbetaling twijfel oproepen en dan krijg je weer een mail van je boekhouder. ‘Je hebt daar 500 euro gepind, maar ik heb daar geen factuur van, klopt dat?’ Dan moet jij de mail weer beantwoorden en moet de boekhouder jouw antwoord weer vastleggen. Dus goede zakelijke en privé geldstromen zijn van belang, want vergeet niet als je gecontroleerd wordt door de Belastingdienst dan ziet de Belastingdienst alle mutaties die via de zakelijke bank lopen. En als je weer een pinbetaling verkeerd hebt verwerkt, dan heb je ook een discussie met de Belastingdienst te pakken!’
6. TE MAKKELIJK DENKEN OVER BARTERDEALS
Als blogger en contentmaker kun je soms mooie aanbiedingen krijgen, bijvoorbeeld unieke persreizen in ruil voor content. Je krijgt dan geen financiële vergoeding, maar wel een unieke ervaring of een mooi product en als tegenprestatie betaal jij met je contentdiensten. Marcel: ‘Bij veel bloggers en influencers blijkt er veel onwetendheid te zijn over de administratieplicht. Ze barteren dus wel, maar dragen geen btw af. Terwijl de persreis of dat mooie cadeau en die contentwerkzaamheden wel een waarde hebben in het economische verkeer. En hoewel beide partijen de btw kunnen terugvragen dient deze wel eerst betaald te worden. Doe je dat niet dan kun je een flinke boete van de Belastingdienst riskeren.’
Over Marcel Huting
Marcel doet de administratie en boekhouding van uiteenlopende bedrijven en particulieren. Hij kan je op weg helpen of de gehele boekhouding van je overnemen. Bekijk meer over Huting Belastingadvies & Administratie.
MEER TIPS OM BOEKHOUDFOUTEN TE VOORKOMEN?
- Bekijk ook: Eerste hulp bij boekhouden voor bloggers en influencers.
- Bekijk ook: Gratis op persreis bestaat niet.
- Bekijk ook: Winacties op Instagram, dit zijn de regels!
- Bekijk ook: Handig lijstje met belastingtips voor creatieve ondernemers.
